Management Information System Coordinator

The Organization

Plan International is an independent development and humanitarian organization that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination, and girls are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

ROLE PROFILE

Title:    Management Information System (MIS) Coordinator
Functional Area:    Programme
Reports to:    Monitoring Evaluation Research and Learning (MERL) Specialist
Location:    Country Office (CO)    Travel required    Yes
Effective Date:        Grade:     Grade C1

ROLE PURPOSE
Travaillant dans 50 pays en développement à travers l’Afrique, l’Asie et les Amériques, Plan International vise à atteindre autant d’enfants que possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés avec des programmes de haute qualité qui offrent des avantages durables en augmentant ses revenus, en travaillant en partenariat avec d’autres et fonctionner efficacement.
Les départements de programme des Bureaux Pays (CO) de Plan International en Afrique de l’Ouest ont des unités MERL dont le but est d’améliorer la qualité et la responsabilité des programmes en soutenant et en mettant en œuvre des MERL de haute qualité dans les programmes et les projets, et de fournir des preuves pour la conception, la planification et l’efficacité des programmes.
L’agent MIS est membre de l’unité MERL. Le but du poste est d’assurer la conformité de données produites par les projets et par les PIIAs (Programme Implementation and Influencing Areas) pour le meilleur suivi de routine des projets et des programmes du pays

Dimensions du Role
Responsable de la gestion du système de l’Organisation (SAP, SAP BI Online, suivi d’évaluation et de recherche, bibliothèque de programmes) et du contrôle de la qualité des données dans les bases de données MERL
1.    Prend en charge un MERL de haute qualité grâce à la fourniture d’information et à l’apprentissage des systèmes de l’Organisation.
2.    Membre de l’unité MERL du bureau de pays
3.    Ne supervise personne

Accountabilities
1.    Disponibilité de données de haute qualité provenant des systèmes de l’Organisation et des bases de données pour la planification et le suivi

Activités

1. 1.    Soutenir la planification et le suivi de la stratégie pays (SC) et des projets grâce aux informations générées à partir des systèmes de l’Organisation et des bases de données
2. 2.    Gérer le module SAP-Program pour assurer la cohérence et l’intégrité des données pour les rapports ;
3. 3.    Assurer la formation et le support technique sur les systèmes de l’organisation
4. 4.    Développer et gérer le(s) système(s) d’information géographique (SIG) pour les données du programme
5. 5.    Assure la qualité de base de données de SAP, E&R Tracker, Programme Library, Bi-Online, PoiMapper, SPSS ;
6. 6.    Examiner les projets entrés dans SAP pour la conformité de la qualité
7. 7.    Assurer la qualité des bases de données du SAP, produire et partager les rapports de tous les projets actifs pour faciliter un bon suivi ;
8. 8.    Suivre les résultats des projets à travers SAP et préparer un rapport sur ​​les projets à risque ;
9. 9.    Gérer la base de données centrale de SAP et coordonner avec toutes les unités opérationnelles afin d’assurer la cohérence et l’intégrité des données aux fins de rapportage ;
10. 10.    Gérer la base de données centrale de (Country Leader Team) CLT Field Visit Tracker et produire les rapports mensuels pour le management ;  
11. 11.    Gérer la base de données centrale et produire les rapports mensuels pour l’Unité MER et pour le management ;  
12. 12.    Alimenter la base de données du Monthly Project Monitoring & Review Tool (Excel Workbook) et faire les mises à jour mensuels ;
13. 13.    Conduire l’élaboration de bases de données pour le suivi des indicateurs de tous les projets (parrainage et subventions) ;
14. 2.    Amélioration de la planification et du contrôle de la qualité des données dans les projets d’évaluation et de recherche (E&R)
15. 1.    Télécharger le plan annuel d’Evaluation et de Recherche (E&R) dans le suivi E&R après approbation de la direction du programme
16. 2.    Contrôler la confidentialité, la sécurité, le stockage et la destruction des données collectées lors des initiatives E&R conformément aux normes mondiales E&R
17. 3.    Mettre à jour le plan annuel E&R sur une base trimestrielle
18. 4.    Fournir des rapports réguliers sur le suivi E&R et l’état de la bibliothèque de programmes
19. 3.    Contrôle de qualité des données et planification améliorés dans les projets d’Evaluation et de Recherche (E&R) :
20. 1.    Télécharger le plan E&R annuel sur l’E&R Tracker après accord de la direction du programme
21. 2.    Contrôler la confidentialité, la sécurité, le stockage et la destruction des données collectées lors des initiatives d’E&R en conformité avec les normes mondiales d’E&R
22. 3.    Mettre à jour trimestriellement le plan annuel d’E&R
23. 4.    Fournir des rapports réguliers sur l’état de l’E&R Tracker, Bi-Online, PoiMapper et de la bibliothèque de programme (Programme Library)

4.    Gestion des problèmes :
Une gestion forte du système institutionnel est une condition sine qua none à la planification et au suivi des projets. Les obstacles que l’agent MIS rencontrera sont notamment :
1.    SAP est un système institutionnel purement axé sur les extrants avec des limites claires concernant les possibilités d’analyse des données ;
2.    Il n’y a aucun système pour le stockage des données et le contrôle de la qualité des données.

L’agent MIS doit :
1.    Avoir une approche bien structurée pour le contrôle et le stockage de la qualité des données, et,
2.    Gérer des défis liés à SAP avec pragmatisme et flexibilité.

S’assure que les politiques mondiales de Plan International pour la protection de l’enfance (CPP) et l’égalité des genres et l’inclusion (GEI) sont pleinement intégrées conformément aux principes et exigences de la politique, y compris les normes de mise en œuvre et les directives pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Key relationships:
Contact de haut niveau : Interne : le Bureau Pays (CO) et l’équipe du programme au niveau du PIIA, en particulier les autres membres de l’unité MERL ;
Contact de niveau moyen : l’équipe des opérations du Bureau Pays.
Contact de faible niveau : l’équipe SAP et MERL du Regional Hub régional (RH). Expertise, compétences et connaissances techniques.

Technical expertise, skills and knowledge

Essentiels
Connaissance des théories de la programmation des droits de l’enfant et de la protection de l’enfance (programmatique et de sauvegarde)

1.    Expérience poussée en Technologie de l’Information et de la Communication dans les systèmes de l’Organisation
2.    Expérience démontrée en tant que professionnel du développement dans le suivi des données dans les systèmes de l’Organisation.
3.    Connaissance des systèmes de l’Organisation : (SAP, bibliothèque de programmes, suivi E&R)
4.    Connaissance de la gestion du système d’information géographique (SIG)

Désirable
1.    Licence en démographie, mesure, planification, suivi et évaluation, études de développement, sciences sociales ou autre domaine pertinent ;
2.    Au moins 2 ans d’expérience dans la gestion de systèmes et de bases de données de l’Organisation
3.    Diplôme ou équivalent en informatique avec 2 ans d’expérience professionnelle ou Diplôme en informatique avec 3 ans d’expérience professionnelle
4.    Capacité et expériences avérées dans la mise en place de LAN et de réseaux de télécommunications
5.    Expérience de la prise en charge des réseaux locaux, de SQL Server et de l’administration de serveurs de messagerie
6.    Expérience de l’administration de Microsoft Server
7.    Expérience dans la gestion et la mise en œuvre de systèmes d’information et de technologies de soutien

Compétences
1.    Compétences pour la conception, la saisie, l’analyse de tableaux Excel, l’accès ainsi que pour Microsoft Word et PowerPoint
2.    Expérience approfondie de SAP
3.    Capacité de livrer des résultats dans des délais serrés
4.    Bonnes capacités d’écoute active
5.    Solides compétences en rédaction (rédaction de rapports, etc.)
6.    Compétences techniques informatiques dans l’infrastructure informatique et/ou les applications
7.    Compréhension des processus opérationnels et des objectifs stratégiques de Plan
8.    Compétences en gestion de projet
9.    Forte capacité analytique et logique
10.    Bonnes compétences en communication
11.    Évaluation et gestion des risques informatiques
12.    Des talents pour la résolution des problèmes
13.    Créativité et innovation
14.    Compétences en rapport
15.    Capacité à travailler avec des équipes inter fonctionnelles

Comportements souhaités
1.    Communique clairement et efficacement
2.    Flexible et désireux d’apprendre
3.    Démontre un respect clair envers tous et en particulier les enfants et les femmes sans discrimination
4.    Fait preuve d’honnêteté et de transparence en se tenant et en tenant les autres responsables pour atteindre les objectifs convenus et les normes de comportement de Plan
5.    Agit comme un joueur d’équipe, désireux d’obtenir le meilleur résultat global, en ajustant ses propres priorités si nécessaire
6.    Reste calme et positif sous pression

Plan International’s Values in Practice

1. We are open and accountable
We create a climate of trust inside and outside the organisation by being open, honest and transparent. We hold ourselves and others to account for the decisions we make and for our impact on others, while doing what we say we will do.

2. We strive for lasting impact
We strive to achieve significant and lasting impact on the lives of children and young people, and to secure equality for girls. We challenge ourselves to be bold, courageous, responsive, focused and innovative.

3. We work well together
We succeed by working effectively with others, inside and outside the organisation, including our sponsors and donors. We actively support our colleagues, helping them to achieve their goals. We come together to create and implement solutions in our teams, across Plan International, with children, girls, young people, communities and our partners.

4. We are inclusive and empowering
We respect all people, appreciate differences and challenge inequality in our programmes and our workplace. We support children, girls and young people to increase their confidence and to change their own lives. We empower our staff to give their best and develop their potential.

Physical Environment
Environnement de bureau typique avec 40 % de déplacements vers les PIIAs (Programme Implementation and Influencing Areas).

Level of contact with children
 
Contact faible : Le poste sera basé au Bureau de Pays et le niveau de contact avec les enfants est faible

Closing Date: May 09th, 2023

Early application is encouraged as we will review applications throughout the advertising period and reserve the right to close the advert early.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organization, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk. 

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International’s Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants’ previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By applying, the job applicant confirms his/her understanding of these recruitment procedures.

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for. Our organization is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

We will provide equality of opportunity and will not tolerate discrimination on any grounds. We foster an organizational culture that embraces and exemplifies our commitment to gender equality, girls’ rights and inclusion while supporting staff to adopt good practice, positive attitudes and principles of gender equality and inclusion.