Afrique Centrale – Administrateur Régional

COOPI recherche un Administrateur Régional pour la gestion des pays de l’Afrique Centrale

L’Administrateur Régional assure, sous sa propre responsabilité, la coordination, la gestion, la formation et le soutien de toutes les activités administratives menées au niveau de la Coordination Régionale dans la région (Cameroun, Tchad, RDC, RCA).

L’Administrateur Régional pourra être basé en Italie et effectuera des missions fréquentes dans les pays de la région. Le briefing initial et les débriefings périodiques auront lieux en Italie.

Responsabilités

L’Administrateur Régional est chargé de:

• Contrôler la bonne exécution des activités administratives des pays et des projets, ainsi que soutenir les activités des Administrateurs Pays dans ses domaines de compétence et conformément aux procédures, manuels et règlements de COOPI, ainsi qu’aux règles contractuelles prévues par les différents bailleurs de fonds;
• Garantir que les Administrateurs Pays assurent le traitement et la transmission des rapports et formulaires pertinents et, si nécessaire, intervenir en prenant les mesures correctives qui s’imposent;
• Approuver les rapports financiers des projets avant leur transmission au donateur;
• Effectuer le contrôle de gestion des sites et des activités du projet en signalant au coordinateur régional et au coordinateur national toute anomalie, en proposant des hypothèses de solution;
• Assurer la gestion des audits externes en coordonnant et en soutenant les différents Coordinateurs Pays.

Plus précisément, la mise en œuvre de la mission implique les activités suivantes:

Budget:

• Collaborer aux budgets des nouveaux projets conformément à la planification et à la durabilité de la Coordination Régionale;
• Vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des données fournies par les pays pour le budget et les transmettre au siège.

Gestion du projet:

• Au début du projet, recevoir le plan d’approvisionnement du gestionnaire de projet par l’intermédiaire des Administrateurs Pays, le vérifier en s’assurant de sa conformité avec le budget et les procédures nécessaires, et le télécharger dans les outils internes appropriés;
• Demander à Milan et/ou recevoir les coûts italiens des pays de compétence et les transmet à l’Administrateur Pays;
• Assurer le suivi de l’élaboration du plan d’achat;
• Assurer une cohérence constante entre les comptes des projet, des pays et du siège, en vérifiant la cohérence entre eux;
• Vérifier et contrôler les subventions à recevoir;
• Planifier et contrôler le calendrier des rapports à soumettre en Italie et à l’étranger pour les pays de sa zone;
• Vérification et approbation des rapports intermédiaires ou finaux établis sur place; finalisation et approbation des rapports finaux à soumettre depuis Milan;
• Compilation de la réconciliation des projets;
• Soutien aux audits effectués au siège pour les pays de compétence;
• Vérification et analyse de la réconciliation.

Coordination:

• Appuyer la préparation du budget annuel du pays;
• Préparation du budget régional et de son suivi périodique;
• Appuyer l’organisation du travail des Coordinateurs Pays en leur fournissant des orientations (priorités, modalités) de travail;
• Assurer la pérennité de la Coordination Régionale et la décharge des services du siège de Milan;
• Vérification de la viabilité des pourcentages administratifs et des parts monétaires;
• Préparer et vérifier les données comptables et administratives requises par le siège;
• Vérifier qu’un suivi périodique des aspects financiers de chaque pays de responsabilité est en place;
• Mettre à jour des données sur les outils internes pour le traitement des fiches budgétaires.

Sélection et formation:

• Participer à la phase de sélection des Administrateurs Pays;
• Assurre la formation des Administrateurs Pays;
• Contribuer à l’évaluation des Administrateurs Pays à la fin du contrat;
• Participer activement aux processus d’intégration à distance et en personne des nouveaux Administrateurs Pays et, si nécessaire, des autres membres du personnel administratif;
• Effectuer des missions d’intégration pour les nouveaux Administrateurs Pays;
• Superviser en permanence et contrôle périodiquement le travail des Administrateurs Pays, en menant des activités de formation continue;
• Effectuer des missions de suivi et de formation.

Profil du candidat

Essentiel

• Formation universitaire en Sciences Sociales, Sciences d’Affaires ou Techniques;
• Un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle pertinente;
• Au moins trois ans d’expérience démontrée dans le domaine de l’aide internationale et du développement dans des pays africains, se trouvant dans une situation similaire;
• Maîtrise des procédures des principaux bailleurs (ex. EU, ECHO, les Agences UN);
• Excellent niveau de communication oral et écrit, d’aptitudes à la négociation, de compétences multitâches et grands de l’organisation;
• Capacité démontrée de travail en équipe nécessaire;
• Expérience de liaison avec les autorités gouvernementales/locales, les OI et les ONG;
• Capacité démontrée de travailler dans des environnements stressants et sous pression;
• Excellente connaissance de la langue française;
• Excellente connaissance du paquet MS office.

Souhaitables

• Connaissance de la langue italienne;
• Précédente expérience dans une mission de COOPI;
• Expérience de travail dans des environnements sujets aux conflits;
• Expérience en matière de logistique, d’approvisionnement et de sécurité;
• Expérience dans la gestion du personnel.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus de 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres.