APPEL D’OFFRE POUR L’APPUI ET LE CONSEIL POUR LA MISE EN CONFORMITE COMPTABLE DE NRC AVEC LES EXIGENCES DU SYCEBNL

Contexte

NRC est une ONG internationale établit en Norvège et fondée à la sortie de la seconde guerre mondiale qui s’efforce de protéger les droits des personnes déplacées pendant les crises.

Le Bureau régional pour l’Afrique centrale et occidentale (CWARO), situé à Dakar, au Sénégal, soutient et supervise les programmes nationaux de NRC au Burkina Faso, au Cameroun, en République centrafricaine, en République démocratique du Congo, au Mali, au Niger, au Tchad et au Nigeria.

Tous ces pays connaissent une détérioration de la situation sécuritaire, des besoins humanitaires croissants et des déplacements croissants dus aux conflits et au changement climatique. Les programmes et le plaidoyer du NRC soutiennent les familles touchées par les conflits dans les secteurs du logement, de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, de l’éducation, de l’eau et de l’assainissement, de la gestion des camps, de la protection et de l’assistance juridique. NRC compte plus de 1 600 employés sur la région, travaillant à donner une aide humanitaire aux populations vulnérables dans la région.

En 2014, l’OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires) a adopté un système comptable unifié applicable aux entités commerciales (SYSCOHADA). Ce système ne s’appliquait pas aux organisations à but non lucratifs et donc NRC n’était techniquement pas impacté.

En 2023, un Acte uniforme relatif au système comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL) a été adopté et sera applicable à partir du 1er janvier 2024 dans l’ensemble des pays de l’OHADA (UEMOA : Cote d’Ivoire, Bénin, Burkina Faso, Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal, Togo / CEMAC : Cameroun, République Centrafricaine, République du Congo (Brazzaville), Gabon, Guinée Equatoriale, Tchad/+ Guinée Conakri + Comores).

Cet acte sera applicable pour l’ensemble des associations, des fondations, des fonds de dotations et des entités mettant en œuvre des projets de développement

Des critères de taille ont également été mis en application : l’acte est applicable aux entités qui présentent un bilan total > 100,000,000 XFA (150,000 USD) et/ou des ressources > 200,000,000 XFA (300,000 USD) et/ou un effectif >20 personnes.

Sur la base des éléments ci-dessous, cet acte sera donc applicable à l’ensemble des pays d’intervention de la Région CWA ainsi qu’au Togo, au Bénin et au Tchad si jamais les évaluations en cours confirment l’ouverture d’un bureau pays dans ces états. Seul le Nigéria n’est pas impacté par cette décision, soit 8 sur 9 pays de la région sont concernés.

En pratique, il s’agit de pouvoir rendre des comptes selon un plan comptable uniformisé, rapport qui devra donc être revu et validé annuellement par un Commissaire aux Comptes dans chacun de ces pays.

Ce plan comptable sera donc le même que le plan comptable pour les entités commerciales (SYSCOHADA) avec un certain nombre de compléments relatifs aux entités à but non lucratif. L’ensemble des éléments relatifs à ce plan comptable et ce système comptable harmonisé sont donc disponibles.

Informé en septembre 2023, NRC Sénégal à organiser une séance d’information avec un cabinet d’audit, d’expertise comptable et de conseil, avec qui NRC a déjà un contrat de conseil juridique en cours.

Lors de cette formation ayant eu lieu en décembre 2023, NRC a pu comprendre plus avant les exigences et les enjeux associés à ce processus et élaborer un plan d’action qui permettra à l’organisation de mettre en place le dispositif nécessaire pour répondre à ce nouveau cadre comptable.

Objectifs de la mission

NRC souhaite donc initier le travail de mise en conformité de l’organisation avec l’Acte Uniforme de l’OHADA requérant l’application du plan comptable SYCEBNL pour les organisations à but non lucratives.

Pour se faire, NRC souhaite se faire accompagner dans ce processus par une expertise technique solide en trois phases :

Phase 1 (Juillet – Août 2024)

• Etablissement d’une matrice de correspondance entre les plans comptables de NRC et celui du SYCEBNL
• Etablissement des bilans d’ouvertures 2024 pour les 8 filiales

Phase 2 (Septembre 2024 – Avril 2025)

• Préparation et établissement des états financiers 2024 pour les 8 filiales de NRC et accompagnement dans la certification des comptes 2024 par les Commissaires aux Comptes dans les différents pays

Phase 3 (Mai 2025 – Avril 2026)

• Accompagnement et conseil pour la production des états financiers 2025 par NRC

Nous avons le plaisir d’inviter les cabinets d’audit, d’expertise comptable et de conseils ayant les compétences et l’expérience requise pour réaliser cette mission de proposer leurs offres financières et techniques au plus tard le 23 mai 2023.

Les soumissionnaires intéressés à fournir des services d’audit et de conseils sont priés de soumettre une lettre d’intérêt accompagnée de copies des documents suivants :

• Copie de l’immatriculation de la société – Obligatoire
• Copie de l’enregistrement fiscal – Obligatoire
• Références et attestations d’expérience (ONGs et UN) – Obligatoire
• Copie des pièces d’identité du ou des directeurs de l’entreprise – Obligatoire
• Brève description du service, de l’approche, du planning et de la méthodologie envisagée. A noter qu’en terme de méthodologie, NRC imposera l’implication d’un point focal NRC dans les Phases 1 et 2 que nous souhaiterions qu’un premier bilan soit établi pour un pays, puis discuté avec notre point focal afin d’assurer la compréhension des enjeux et défis en interne également et ainsi pour assurer l’ensemble des taches avec un accompagnement plus léger lors de la Phase 3.

Évaluation de l’offre

NRC examine la documentation juridique et les autres informations soumises par les soumissionnaires afin de vérifier l’admissibilité, puis examine et note les soumissions selon les critères suivants ;

A. Évaluation administrative (réussite ou échec) : Mode de soumission, enregistrement de la société/inscription au registre des impôts, Numéro d’identification fiscale (NIF), brève description de la méthodologie et description du service, documents techniques, proposition financière.

B. Proposition financière (40%) : Une proposition financière avec les détails des frais et de la structure des coûts pour chaque Phase décrites ci-dessous dans la section 4 (Voir termes de référence).

C. Évaluation technique :

• Licence d’audit valide et inscription à l’ordre des experts-comptables et des experts-comptables (5%)

• Brève description du service, de l’approche, du planning et de la méthodologie envisagée. A noter qu’en terme de méthodologie, NRC imposera l’implication d’un point focal NRC dans les Phases 1 et 2 et que nous souhaiterions qu’un premier bilan soit établi pour un pays, puis discuté avec notre point focal afin d’assurer la compréhension des enjeux et défis en interne également et ainsi pour assurer l’ensemble des taches avec un accompagnement plus léger lors de la Phase 3 (30%)

• Expérience antérieure dans l’accomplissement de missions similaires et fournir des deux ou trois références (10%) :

  Expérience avérée dans la conduite des missions de conseils similaire celle demandé, de préférence dans la région de l’Afrique centrale et de l’Ouest.

• CV des membres de l’équipe de conseil mettant en évidence les qualifications et l’expérience pertinente du cabinet ou du prestataire de service. (15%) : Qualifications académiques/professionnelles dans les domaines pertinents pour l’étude.