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Job Description

Sous la supervision du responsable de la chaîne d’approvisionnement, l’assistant(e) administration/opérations est responsable de l’exécution des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec tous les secteurs (Programme, Finance, Chaîne d’approvisionnement et Sécurité). Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec des partenaires extérieurs à l’IRC.

Principles responsabilités :

Gestion administrative

Fournir une assistance administrative pour tous les voyages et besoin d’hébergement du personnel national et international et des visiteurs en collaboration avec la Supply Chain.

Fournir une assistance administrative pour le renouvellement des visas et des permis de séjour.

Fournir une assistance administrative pour les réquisitions d’achat, de dépense et de remboursement des frais (PR, PRF, etc.)

Assurer le suivi des contrats de location pour la maison d’hôtes et les logements individuels.

S’assurer que les documents mis à jour avant l’arrivée et à l’arrivée sont communiqués aux visiteurs.

Apporter une assistance a l’exécution des taches de bureau (photocopies, scanning).

Préparer les achats trimestriels de fournitures de bureau, de papeterie, d’articles de nettoyage et de toilette en collaboration avec le responsable des stocks et assurer la gestion des produits d’entretien et de toutes les fournitures de bureau et de maison.

Préparer les demandes de paiement et s’assurer que toutes les factures de services publics pour le bureau, la maison d’hôtes et les appartements individuels sont collectées et traitées pour les paiements en temps voulu.

Signaler et assurer le suivi de toutes les réparations nécessaires dans le bureau en collaboration avec le service Logistique.

Assurer le suivi de tous les articles tels que les projecteurs, les flip chart, les tableaux, pour les réunions et les ateliers organisés à l’intérieur ou à l’extérieur de IRC, en collaboration avec les organisateurs et le service de Logistique.

Superviser les agents d’entretien et les cuisiniers en fonction de leurs JD.

Travailler en étroite collaboration avec les gardes de sécurité pour s’assurer que les feuilles d’émargement des portes sont remplies de manière appropriée.

Veiller à la propreté du bureau et des alentours.

Initier les paiements pour la société de gardiennage.

Exécuter toute autre tâche confiée par le superviseur.

Communication et Archivage

Responsable de la préparation, du suivi et de la gestion des contrats de location.

Gestion du parc téléphonique et internet : En liaison avec le point focal de la gestion de la flotte, faire le suivi des demande ajout ou retrait de la liste des bénéficiaires, recharge des lignes et mise à disposition des outils de communication au personnel éligible.

Responsable de la préparation des correspondances, de l’envoi, de la réception, de la transmission et/ou de la distribution, ainsi que de l’archivage des courriers.

Responsable de la bonne tenue des registres de courrier Arrivée / Départ.

Qualifications

Expérience professionnelle :

• Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire au sein d’organisations non gouvernementales internationales ou d’institutions privées bien organisées.

Aptitudes et compétences :

· Familiarité avec le fonctionnement des services publics au Cameroun,

· Capacité à travailler avec un minimum de supervision.

· Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.

· Bonne maîtrise des TIC.

· Capacité à travailler en équipe, à hiérarchiser des volumes de travail élevés tout en respectant des délais serrés.

· Capacité à synthétiser l’information.

· Flexibilité et capacité à répondre aux exigences et instructions du superviseur pour les besoins du service.

Education :

• Diplôme universitaire en gestion et administration, en droit, en finances ou en gestion des organisations.

Langues :

· Excellentes compétences en matière de rédaction et de communication en français et en anglais.

Composition du dossier de candidature :

· Lettre de motivation adressée à la Directrice Pays de IRC Cameroun ;

· CV

· Photocopie(s) du/des diplômes exigé(s) ;

· Photocopie de la carte nationale d’identité ;

· Photocopies des documents qui justifient l’expérience du candidat (attestations de stage et d’emploi, certificat de travail) ;

Lieu de Dépôt des Candidatures

Les dossiers complets seront déposés dans une enveloppe anonyme portant la mention :

« Candidature pour le poste de : _______titre du poste sollicité________ Kousseri- International Rescue Commitee- » Au Bureau de IRC Kousseri ou Maroua

Ou à l’adresse Email suivant : [email protected]

NB : Date limite de recevabilité des dossiers : 30 Juillet 2022.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés

, Apply now , Added 20 hours ago – Updated 2 hours ago – Source: rescue.org