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Work Arrangement:
Job Description
Contexte/RĂ©sumĂ© sur lâIRC :
International Rescue Committee (IRC) aide les personnes touchĂ©es par des crises humanitairesây compris la crise climatiqueâĂ survivre, se remettre et reconstruire leur vie. LâIRC soutient les rĂ©fugiĂ©s depuis 1933 et est prĂ©sent dans 40 pays en Europe, en Afrique et en Asie, ainsi que par le biais dâun programme de soutien Ă la rĂ©installation aux Ătats-Unis. LâIRC est une organisation engagĂ©e en faveur de la libertĂ©, de la dignitĂ© humaine et de lâautonomie. Cet engagement se traduit par une aide Ă la rĂ©installation bien planifiĂ©e, une assistance d’urgence mondiale, une rĂ©habilitation et un plaidoyer pour les rĂ©fugiĂ©s.
Au Cameroun, lâIRC a commencĂ© ses activitĂ©s dans la rĂ©gion de lâExtrĂȘme-Nord en 2016, dans la rĂ©gion du Sud-Ouest en 2018, et dans la rĂ©gion du Nord-Ouest en 2019âen fournissant un soutien en matiĂšre de sĂ©curitĂ© alimentaire, en amĂ©liorant les services et infrastructures WASH, et en protĂ©geant les droits des populations affectĂ©es, y compris la prĂ©vention et la rĂ©ponse Ă la violence basĂ©e sur le genre.
Aperçu/Résumé du poste :
Sous la supervision directe du Grants Coordinator, La Grants and Partnership Officer, est chargĂ© de soutenir l’Ă©quipe de l’IRC en appuyant le processus de reporting aux bailleurs et Ă des fins internes, en maintenant les dossiers de subventions et les documents de suivi (en Excel) ainsi que les bases de donnĂ©es de l’IRC, en planifiant et en organisant les rĂ©unions rĂ©guliĂšres sur les subventions, et en gĂ©rant les subventions au quotidien. Il/elle sera Ă©galement responsable de la liaison avec les partenaires sur le terrain, de la coordination des activitĂ©s liĂ©es aux partenariats et de la rĂ©daction des rapports. L’objectif de l’UnitĂ© Partenariats sera de superviser la gestion, la coordination et les Ă©lĂ©ments clĂ©s du contrĂŽle des risques du portefeuille de sous-subventions de l’IRC, afin d’assurer un niveau Ă©levĂ© de gestion des risques et de conformitĂ© dans des partenariats solides et de haute qualitĂ© qui fournissent une assistance rapide et efficace. Le Responsable des Subventions et des Partenariats jouera un rĂŽle clĂ© dans le soutien aux partenaires dans le dĂ©veloppement de leurs projets et veillera Ă une communication claire et efficace entre les diffĂ©rentes personnes impliquĂ©es dans le partenariat.
Superviseur Technique : Grants Coordinator
Superviseur Direct : Le Responsable des Subventions et des Partenariats sera sous la supervision directe du Coordinateur de Terrain. Il/elle fournira mentorat, direction et conseils, signera ses feuilles de temps et fournira un soutien administratif quotidien, tout en veillant à ce que les tùches assignées par le Coordinateur des Subventions soient réalisées.
Autres contacts internes et/ou externes : Le Responsable des Subventions et des Partenariats travaillera en Ă©troite collaboration avec la Responsable des Partenariats, les Coordinateurs Techniques, les Chefs de Projet, les Chefs de Projet Senior ainsi que le DĂ©partement de Suivi et Ăvaluation, pour garantir une gestion de subventions de qualitĂ©.
Responsabilités Principales :
Le Responsable des Subventions et des Partenariats soutiendra le Coordinateur des Subventions et le Responsable des Partenariats dans la gestion de toutes les activitĂ©s liĂ©es aux bailleurs et dans le dĂ©veloppement des documents pour les bailleurs afin dâassurer des relations de qualitĂ© avec les bailleurs et un reporting en temps voulu ; surveiller le systĂšme de gestion des subventions ; documenter les rĂ©sultats et les rapports, y compris la prĂ©paration et/ou la rĂ©vision des informations pour les partenaires et les parties prenantes internes.
Responsabilités spécifiques :
SystĂšme de gestion des subventions :
âą DĂ©velopper et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des suivis de subventions, des plannings de reporting, des modĂšles, et veiller Ă ce que l’Ă©quipe soit au courant des Ă©chĂ©ances.
âą Soutenir l’Ă©quipe Programme et OpĂ©rations, le Coordinateur des Subventions dans la prĂ©paration et le suivi des rĂ©unions de cycle de projet, et diriger les rĂ©unions si nĂ©cessaire.
⹠En collaboration avec les équipes programme et opérations, mettre en place des systÚmes efficaces pour garantir un reporting en temps voulu aux bailleurs, aider le personnel à comprendre les exigences des bailleurs et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format, et éditer les sections des rapports si nécessaire.
⹠Soutenir la rédaction des rapports pour les bailleurs et garantir que les rapports sont de haute qualité et soumis dans les délais.
⹠Aider à répondre aux questions/problÚmes de conformité des bailleurs pour IRC Cameroun.
âą Aider Ă la prĂ©paration et Ă la participation aux visites de suivi externes, aux examens et aux audits, ainsi qu’aux Ă©valuations inter-sites si nĂ©cessaire.
âą Ătablir et maintenir des dossiers Ă©lectroniques et papier pour chaque projet financĂ© par des subventions Ă des fins de suivi et de reporting.
⹠Réaliser des revues de conformité routiniÚres des programmes de subventions.
âą Soutenir, Ă la demande du Coordinateur des Subventions, l’analyse du plan de dĂ©penses.
⹠Travailler en étroite collaboration avec les équipes finance et subventions pour examiner et ajuster le budget si nécessaire.
Communication :
En collaboration avec le Coordinateur des Subventions, elle sera responsable de :
âą Contribuer Ă la rĂ©daction et Ă l’Ă©dition des bulletins d’information internes et externes d’IRC et s’assurer que les contributions des collĂšgues sont partagĂ©es en temps utile.
âą Travailler Ă l’Ă©laboration de fiches d’information et d’histoires de succĂšs liĂ©es Ă nos activitĂ©s.
âą Diriger, avec le soutien du Coordinateur des Subventions, la rĂ©vision des matĂ©riels de visibilitĂ© d’IRC et des donateurs en veillant Ă ce qu’ils soient conformes Ă IRC et aux donateurs.
âą Effectuer occasionnellement des visites de terrain et des missions de collecte de contenu depuis Maroua pour capturer des histoires.
Partenariat :
âą Processus de partenariats/sous-subventions :
Aider Ă la cartographie des partenaires et Ă l’analyse des parties prenantes en coordination avec les programmes.
Soutenir le Responsable des Partenariats et le personnel opĂ©rationnel et technique si nĂ©cessaire dans l’organisation et la facilitation des Ă©valuations de capacitĂ© et des Ă©valuations des risques pour les partenaires potentiels.
⹠Soutien aux partenaires et partage de capacité :
Aider à la surveillance opérationnelle, financiÚre et programmatique de tous les partenaires.
Collaborer avec d’autres dĂ©partements d’IRC (ChaĂźne d’approvisionnement, Finance, RH et Programmes pour soutenir le partenaire) et identifier des opportunitĂ©s pour IRC de soutenir les efforts de renforcement des capacitĂ©s des partenaires.
Soutenir le rĂŽle d’IRC dans la mise en Ćuvre des plans de renforcement des capacitĂ©s pour les partenaires en Ă©troite coordination avec le Responsable des Partenariats.
Alimenter les suivis de partenariats avec les données collectées auprÚs des équipes programme, partenariat et finance et diffuser les informations (y compris le suivi) sur les partenaires aux départements concernés, si nécessaire.
âą Documentation, suivi et reporting :
Collaborer avec la finance pour assurer les transferts de fonds en temps voulu et un suivi financier adéquat et un soutien pour les partenaires.
Maintenir des dossiers Ă©lectroniques complets sur les partenaires, en veillant Ă ce qu’ils soient rationalisĂ©s et bien organisĂ©s.
Coordonner avec les équipes techniques concernées, réviser les rapports internes mensuels, compiler et soumettre les rapports des partenaires dans les rapports globaux aux donateurs.
⹠Représentation et tùches spéciales :
à la demande du Responsable des Partenariats, représenter IRC Cameroun lors des réunions internes et externes pertinentes et transmettre les informations importantes de ces réunions au Responsable des Partenariats.
à la demande du Responsable des Partenariats, prendre en charge des projets divers ne relevant pas des responsabilités soulignées dans cette description de poste.
Qualifications
Exigences :
âą DiplĂŽme de licence dans un domaine pertinent et expĂ©rience applicable dans la gouvernance des ONG, l’administration et la gestion des subventions, y compris le dĂ©veloppement commercial et la conformitĂ©.
âą Au moins un an d’expĂ©rience dans un rĂŽle de gestion des subventions, de prĂ©fĂ©rence dans une ONG.
⹠Expérience antérieure en gestion des subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des bailleurs américains (USAID/BHA, BPRM), européens (ECHO, SIDA).
⹠Expérience avérée dans la coordination des rapports aux bailleurs institutionnels et privés.
⹠Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes.
⹠Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité avérée à produire et à éditer des documents sous pression.
⹠Connaissance pratique de la préparation et de la gestion de budgets.
âą MaĂźtrise de Windows, Microsoft Office.
⹠Capacité à travailler dans des environnements de sécurité volatile.
⹠Anglais et Français écrit et parlé courant.
Environnement de travail :
Le Responsable des Subventions et des Partenariats sera basé à Maroua.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Date limite : 13 octobre 2024.
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L’IRC et ses employĂ©s doivent adhĂ©rer aux valeurs et principes dĂ©crits dans le IRC Way – Normes de Conduite Professionnelle. Ces valeurs sont l’intĂ©gritĂ©, le service et la responsabilitĂ©. ConformĂ©ment Ă ces valeurs, l’IRC maintient et applique des politiques pour protĂ©ger les bĂ©nĂ©ficiaires contre l’exploitation et les abus, protĂ©ger les enfants, prĂ©venir le harcĂšlement sur le lieu de travail, garantir l’intĂ©gritĂ© financiĂšre et Ă©viter les reprĂ©sailles. L’IRC et ses employĂ©s doivent respecter les valeurs et principes contenus dans le IRC Way (Normes de Conduite Professionnelle). Ces valeurs sont l’intĂ©gritĂ©, le service et la responsabilitĂ©. ConformĂ©ment Ă ces valeurs, l’IRC maintient et applique des politiques pour protĂ©ger les bĂ©nĂ©ficiaires contre l’exploitation et les abus, assurer la protection des enfants, prĂ©venir le harcĂšlement au travail, garantir l’intĂ©gritĂ© financiĂšre et Ă©viter les reprĂ©sailles.
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