TERMS OF REFERENCE

For the recruitment of a Consultant to update the CS4ME CLM guide for key Malaria interventions,

For Civil Society Organizations.

Ref.: D535/CS4/2024

1. Job description

Impact Santé Afrique (ISA) is an African nongovernmental organization based in Cameroon whose main objective is to contribute to the improvement of population health by implementing transformative and sustainable programs that will save lives and improve the health of our communities. (For more information, visit www.impactsante.org and contact us at: contact@impactsante.org)

Impact Santé Afrique (ISA) coordinates the Civil Society Organizations (CSOs) Platform for Malaria Elimination (CS4ME).

In December 2022, Impact Santé Afrique (ISA) developed a capacity-building guide on community led-monitoring (CLM) of key malaria programs. It is a tool addressed to Civil Society Organizations and other stakeholders working in the fight against malaria and interested in the implementation of community monitoring. The aim of this guide is to build the capacity of CSOs in CLM, in order to improve their contribution to quality monitoring of malaria fight interventions in vulnerable communities.

CLM is a constantly evolving mechanism, in view of the evidence observed in the implementation of this concept. It is therefore necessary to ensure that CSOs and vulnerable communities have access to the most up-to-date information on this mechanism.

It is in this context that ISA intends to update the CS4ME CLM guide of key malaria programs. We are therefore looking for a Consultant to update this guide.

Objectives

The main objective of this service is to update the CS4ME CLM guide of key malaria programs, targeting CSOs.

Specifically, it will:

• Propose a methodology for updating the CS4ME CLM guide of key malaria programs;
• Update the guide;
• Review the tool;
• Validate the capacity-building guide;
• Brief the ISA team on the updated CS4ME guide.

2. Key duties and responsibilities of the Consultant-Trainer

Under the direct supervision of the Executive Director of Impact Santé Afrique (ISA), and working in collaboration with the Senior Civil Society Engagement Officer, the consultant will be expected to perform the following tasks:

• Participation in working meetings with the ISA team, CS4ME Secretariat;
• Update the training tool for CSO capacity building;
• Review and validation of the training tool;
• Briefing of ISA team on updated CS4ME guide;
• Drafting and submission of end-of-mission report (mission progress, recommendations).

Key deliverables expected:

1. The CS4ME community monitoring guide for key malaria fight programs is updated, reviewed and validated;
2. ISA team members are briefed on the updated CS4ME CLM guide;
3. An end-of-mission report is written and submitted to ISA.

3. Period of the consultancy mission

This consulting mission will take place from Tuesday 8 to Friday 25 October 2024.

4. Candidate Profile

The desired expertise will concern the recruitment of a consultant-trainer whose qualifications and skills are presented as follows

o Degree in one or more of the following areas: Master’s degree in Project Management, Public Health/Community Health, Social Sciences, Development Sciences, or equivalent specialization.

o Extensive experience in monitoring and evaluation of community interventions, advocacy, community engagement and capacity building.

o Experience in workshop facilitation and coordination of multi-sectoral partners in the health sector, leadership qualities and consensus building skills.

o Good writing, analytical and synthesis skills.

o Familiarity with remote meeting and conferencing applications.

5. Documents to be submitted by the consultant

The application must include:

• A dated and signed CV, including 3 professional references.
• Terms of reference describing the methodology used and the chronogram of activities (2 pages maximum).
• A financial offer (1 page maximum).

6. Evaluation of tenders

The evaluation of the offers received will be based on the following criteria:

1. The applicants of the applicant in conducting assignments similar to those specified in these terms of reference.
2. The understanding of the mission’s expectations and the proposed intervention methodology.
3. The proposed financial offer.

THE ALIMA ASSOCIATION

ALIMA’S SPIRIT: ALIMA’s purpose is to save lives and provide care for the most vulnerable populations, without any discrimination based on identity, religion or politics, through actions based on proximity, innovation, and the alliance of organisations and individuals. We act with humanity and impartiality in accordance with universal medical ethics. To gain access to patients, we undertake to act in a neutral and independent manner.

Our CHARTER defines the VALUES and PRINCIPLES of our action:

1. Putting the Patient First
2. Revolutionising humanitarian medicine
3. Responsibility and freedom
4. Improve the quality of our actions
5. Placing trust
6. Collective intelligence
7. Environmental liability

ALIMA promotes and defends the principles of fundamental human rights. ALIMA has a zero-tolerance approach towards those guilty of acts of gender and sexual violence as well as towards inaction in the face of alleged or proven acts of violence. The protection of those benefiting from and impacted by our intervention is our top priority in everything we do. Everyone collaborating with ALIMA is committed to:

● Respect the charter, the code of conduct, the institutional policies including the policy of protection against abuse of power and sexist and sexual violence, the policy of prevention of corruption and fraud;

● Report any violation of the policies, framework documents and procedures to a superior, to a referent.

CARING – INNOVATING – TOGETHER:

Since its creation in 2009, ALIMA has treated more than 13 million patients and today deploys its operations in 12 African countries and extended to support the emergency in Haiti. In 2022 we developed 62 humanitarian medical response projects to meet the needs of populations affected by conflicts, epidemics and extreme poverty. All of these projects are carried out in support to national authorities through nearly 511 health facilities. Whenever possible We work in partnership with local NGOs to ensure that our patients benefit from the best and most relevant expertise wherever it is, whether within their own country or in the rest of the world. In addition, to improve the humanitarian response, we are carrying out operational and clinical research projects particularly in the field of the fight against malnutrition and viral hemorrhagic fevers.

ALIMA’S TEAM: more than 2000 people are currently working for ALIMA. The field teams, closest to the patients, receive their support from coordination teams generally based in the countries’ capitals. These receive support from the 4 desk teams and the emergency and opening team based at the operational headquarters in Dakar, Senegal. The Paris and New York teams are actively working to raise funds and represent ALIMA. The rest of the ALIMA Galaxy includes individuals and partner teams working on behalf of other organisations such as medical NGOs BEFEN, ALERT Health, SOS Doctors / KEOOGO, AMCP, research organisations PACCI and INSERM, Bordeaux or Copenhagen Universities, the INGO International Solidarity and many others.

COUNTRIES WHERE WE WORK: Mali, Burkina Faso, Central African Republic, Nigeria, Niger, Chad, Democratic Republic of Congo, Cameroon, Guinea, Sudan, Mauritania, Ukraine, Ethiopia, Haiti.

THE WORK WE DO covers: Malnutrition, Maternal Health, Primary Health, Pediatrics, Malaria, Epidemics (Ebola, Cholera, Measles, Dengue, Lassa Fever), Hospitalisation, Emergencies, Gender Based Violence, Opening / Closing.

GOVERNANCE: ALIMA is governed by a Board of Directors of 10 elected positions and 4 co-opted positions from representatives of West African partner NGOs.

Job Title: Nurse Activity Manager

Report to (Technical): Medical Referent

Report to (Functional): Project Coordinator

Area: Medical

POST LOCATION

In Nigeria, ALIMA is running four health and nutrition projects in Borno State (Maiduguri/Jere), Yobe state (Karasuwa/Yusufari), Research and Lassa fever response in Ondo State, OWO, Katsina State (Kaita/Batagarawa/Katsina/Batsari) and conducting OptiMA research in Kaita LGA since 2023. ALIMA’s teams in Nigeria represent about 25 expatriates and more than 150 national staff.

PROTECTION OF BENEFICIARIES AND COMMUNITY MEMBERS

Level 3: As part of his or her duties, the incumbent will be required to visit the programs and be in contact with children and/or vulnerable adults. Therefore, the criminal record check or the presentation of a certificate of good moral character will be necessary. In situations where it is impossible to provide a criminal record or a certificate of good moral character, a declaration of honor will be requested.

MISSION ET OBJECTIVES

He/She participates in defining, planning, implementing and monitoring all care and nursing related activities in accordance with the project plan, ALIMA’s policies, approved guidelines and procedures. He/she guarantees the quality of nursing care as well as coordinate human and materials related and resources in collaboration with different health facilities responsible in order to improve health conditions of the target population.

TASKS & RESPONSIBILITIES

The Nursing Activity Manager reports directly to the Medical Referent. He/She maintains a close collaboration with different responsible for health facilities in which ALIMA is bringing medical support and technical relationship with the nurse supervisor and the project team to ensure smooth running of medical activities:

• Ensure that the planning and organization of all nursing and related activities in OTP, IPD, ITFC, OPD, Community Activity and participating in the definition of periodic planning and update of its associated budget in order to efficiently maintain the continuity of a high-quality healthcare.
• Coordinate the duty roster, shifts and on-calls of nursing staff. When needed, being responsible for scheduling duty rosters, shifts and on call of nursing staff.
• Oversee and monitor the rational use of medicines and the proper administration of treatments in step with ALIMA/MoH protocols.
• Oversee proper management of the different activities like OTP, IPD, ITFC, OPD, drug store (inventory, orders, supervision of distribution).
• Participate in handling international orders for medicines and medical supplies.
• Ensure that all administrative procedures and documents (individual patient cards and registration book, discharge forms, transfer forms, etc.) are used correctly.
• Ensure correct use of data management tools (proper collection and analysis of patient’s and laboratory data).
• Support the development and implementation of nursing protocols and standards
• Monitor adherence to hygiene procedures for materials (sterilization, waste disposal), rooms and equipment in general. Monitor adherence to universal measures for infection prevention control.
• Ensure that all necessary actions are well known in the event of needle stick injuries or contact with infectious body fluid by all staff (including non-medical staff), example: Accident of Blood.
• Supervise the national nurses’ supervisors, and all related activities in liaison with the different activities in the project (IPD, ITFC, OPD, and working area in general, etc.) to ensure good nursing practices and a high level of quality delivery throughout the facility
• Can train, supervise and manage local nursing staff or community health providers even it is under nurse supervisor, and all staff under his/her responsibility through activities such as recruitment, defining job descriptions, capacity-building, briefing/debriefing and evaluation of staff.
• Participate in the planning, implementation and organization of the training sessions of MoH staff in accordance of the project plan.
• Participate in the different meetings of management of the project (steering committee meetings, technical meetings…).
• Reporting to the line manager on any relevant information linked to nursing activities and participating in periodic reports according to guidelines.
• In close coordination with the admin project, planning and supervising the associated processes (recruitment, training, evaluation, development, and communication) of the nursing staff of the project in order to improve staff capabilities and ensure both the sizing and the amount of knowledge required.
• Perform any other duty as assigned by the organization through the Medical Referent or Project Coordinator.

EXPERIENCE AND SKILLS

Education

• Essential nursing diploma for general or specialized health services; specialization in nutrition/pediatric or sexual and reproductive health would be an asset.

Experience

• Essential working experience of at least five years in nursing activities specialized either in nutrition/health and sexual reproductive health.
• Essential working experience in related jobs in ALIMA or other NGOs developing countries.

Languages

• English is Essential; French, Hausa, and Kanuri language would be an asset.

CONDITIONS

Contract Term: Fixed-Term Contract

Contract Duration: 6 months

Location: Katsina

Salary: According to ALIMA salary scale (level 10) + Valuation of experience + Perdiem

ALIMA pays for:

• Travel costs between the expatriate’s country of origin and the mission location accommodation costs
• Medical cover from the first day of the contract to a month after the date of departure from the mission country for the employee and his/her family
• Evacuation of the employee.

Position to be filled: As Soon as Possible

Généralités
Intitulé de l’évaluation : Evaluation du déploiement de la stratégie de la CRF à l’international dans la zone Afrique
Objectif général de l’évaluation : Analyser la manière dont les Délégations, en lien avec le siège (y compris avec le niveau du desk à Dakar), mettent en oeuvre la stratégie de la DOI à horizon 2030.
Les 3 dimensions d’analyse seront les dimensions 1/ opérationnelle et stratégique, 2/ organisationnelle et 3/ financière.
Auteur(s) des TdR : Direction de la Direction des Opérations Internationales (DOI), CRF
Date de rédaction des TdR : Septembre 2024
Condition set organisation de la consultance
Consultance en 3 lots avec possibilité de répondre à un ou plusieurs lots.
– LOT 1 : Dimension stratégique & programmatique
– LOT 2 : Dimension organisationnelle
– LOT 3 : Dimension financière et audit
Lieux de mission

– Siège CRF – Montrouge (Paris)
– Bureau régional de Dakar
– Zone Afrique : 3 Délégations CRF en RCA, au Cameroun et en Mauritanie
Période de l’évaluation : A partir de novembre 2024

1. Contexte de la mission d’évaluation

1.1. Justification de l’évaluation

Cette mission a comme objectif principal d’évaluer la manière dont la stratégie de la CRF à
l’international à horizon 2030 est mise en oeuvre dans la zone Afrique, en identifiant les freins
principaux pour réaliser l’ambition de la CRF et en proposant des recommandations sur chacun des domaines analysés. Cette évaluation n’a pas vocation à être exhaustive, elle se concentrera sur un échantillon de Délégations représentatives de l’ensemble du portefeuille africain de la CRF et sur certains domaines clés identifiés

1.2. Périmètre de l’évaluation
L’évaluation portera sur la manière dont le siège et le terrain mettent en œuvre la stratégie de la CRF sur un échantillon représentatif de délégations en Afrique, à savoir : la RCA, le Cameroun et la Mauritanie.
L’évaluation portera sur les dimensions opérationnelles et programmatiques (élaboration des stratégies pays, relations partenariales, représentation), organisationnelles (RH, structure des coordinations sur les Délégations) et financières (capacités et processus de gestion, stratégie de recherche de financement, modèle économique, conclusion des audits).
Les évaluateurs devront interroger les différents départements en charge du suivi des pays choisis au siège ou à Dakar (pour délégation Afrique de l’Ouest), étudier les processus suivis au siège pour gérer les Délégations ainsi que réaliser des missions dans les trois pays choisis afin d’interroger les équipes, les partenaires et d’analyser les procédures sur le terrain dans les domaines relevant de l’évaluation.

1.3. Historique de l’intervention de la Croix-Rouge française en Afrique
L’action de la Croix-Rouge française à l’international dans ses principaux domaines d’intervention que sont la santé et la Gestion des Risques de Catastrophes (GRC) se divise en deux types d’interventions principales : urgence et développement. Dans les zones touchées par des catastrophes naturelles, sanitaires cette action passe par le déploiement des équipes d’urgence.
Pour les interventions liées au relèvement, à la reconstruction et au développement, la continuité avec les contextes d’urgence est privilégiée dans le but de compléter les actions sans heurts ni transitions brutales pour les populations. La CRF est ainsi présente en Afrique dans 10 pays aux côtés des Sociétés Nationales Hôtes, dans lesquels elle mène plus de 45 projets pour un budget annuel de 48M€.

2. Objectifs Généraux et Spécifiques de l’évaluation
Sur la base d’un échantillon de pays en Afrique, les consultants devront analyser la manière dont les Délégations, en lien avec le siège et avec le niveau du desk basé au bureau régional de Dakar, mettent en œuvre la stratégie de la DOI à horizon 2030. Les dimensions plus précisément étudiées sont développées ci-dessous.
L’analyse des consultants devra être accompagnée de recommandations par rapport aux constats portés.
Objectif Général :
Évaluer la manière dont la stratégie de la CRF à l’international à horizon 2030 est mise en œuvre dans la zone Afrique, en identifiant les freins principaux pour réaliser l’ambition de la CRF.
Objectif spécifique 1
Evaluer 1) dans quelle mesure les documents de stratégie pays servent de guide aux équipes pour la mise en œuvre opérationnelle, 2) l’adéquation des documents de stratégies pays et des documents
de projets mis en œuvre avec la stratégie de la DOI et les cadres logiques thématiques.
>> Cet OS1 correspond au LOT 1 : Dimension stratégique & programmatique
Objectif spécifique 2
Evaluer l’efficacité, la pertinence et l’efficience des processus RH et de l’organisation des Délégations
>> Cet OS2 correspond au LOT 2 : Dimension organisationnelle
Objectif spécifique 3
Analyser l’organisation interne sur la maîtrise des risques et le pilotage financier
>> Cet OS3 correspond au LOT 3 : Dimension financière et audit
Les différentes dimensions d’analyse qui doivent être couvertes par l’évaluation sont décrites dans les lots suivants :
>> LOT 1 : Dimension stratégique & programmatique
Objectif spécifique 1
Evaluer, 1) dans quelle mesure les documents de stratégie pays servent de guide aux équipes pour la mise en œuvre opérationnelle, 2) l’adéquation des documents de stratégies pays et des documents de projets mis en œuvre avec la stratégie de la DOI et les cadres logiques thématiques.

1.1. Analyse de la conformité des stratégies pays par rapport à la stratégie opérationnelle et thématique de la CRF à l’international
Il est attendu de la part des consultants qu’ils analysent/évaluent :
– l’adéquation entre les stratégies pays annuelles et la stratégie de la CRF à l’international à
l’horizon 2030 ainsi que le respect des lettres de cadrage annuelles ;
– l’adéquation entre les projets mis en oeuvre sur le terrain et les documents de stratégie pays ;
– la pertinence des stratégies pays définies au regard des besoins du pays, de la stratégie
de la société nationale et de l’expertise de la CRF.
Les consultants devront répondre aux questions suivantes :
– Les équipes terrain ont-elles une bonne connaissance et compréhension de la stratégie de la CRF à l’international ?
– Les rôles et responsabilités au sein de l’équipe de la délégation sur le terrain et entre l’équipe de la délégation et les différentes fonctions au siège sont ils clairs dans le processus d’élaboration et de validation de la stratégie pays ?
– Les stratégies pays sont-elles en adéquation avec la stratégie opérationnelle et thématique (cadres logiques santé, Gestion des Risques de Catastrophes (GRC) et Soutien et Développement aux Sociétés Nationales (SDSN) de la CRF à l’international?
– Les stratégies révèlent-elles une bonne analyse des besoins dans les différents pays ?
– Les Sociétés nationales hôtes (SNH) sont-elles impliquées dans la définition de la stratégie de la CRF dans les pays ? Comment?
– Les risques sont-ils suffisamment identifiés et pris en compte via des mesures de mitigations ?
– Les documents stratégiques sont-ils suffisamment explicites pour aider à la prise de décision ? Pour cadrer la mise en œuvre opérationnelle sur les Délégations ? Sont-ils utilisés au siège ? sur le terrain ? En quoi permettent-ils la prise de décisions?
– Quel est le niveau d’implication des SNH dans l’identification des besoins, l’élaboration des propositions de projets, leur mise en œuvre opérationnelle et leur évaluation (modalités de gestion) ?
– Une stratégie de renforcement des capacités de la SNH a-t-elle été définie ?

>> LOT 2 : Dimension organisationnelle
Objectif spécifique 2
Evaluer l’efficacité, la pertinence et l’efficience des processus RH et de l’organisation des Délégations

2.1. Analyse des processus RH en place et de leur adéquation avec les ambitions stratégiques
Il est attendu des consultants une analyse des processus de gestion RH par le siège et des moyens humains en présence sur le terrain, en lien avec les objectifs de la stratégie de la DOI.
Les consultants devront assurer l’analyse des volets ci-après :
Recrutement et suivi
– Analyse des processus de recrutement et de renouvellement du personnel sur la zone Afrique
– Le rôle et les responsabilités du département Ressources Humaines Internationales (RHI) sont-ils clairs et connus dans les différents processus liés au recrutement et à la mobilité des postes d’expatriés ?
– Le partage des responsabilités entre managers de la DOI et RHI est-il clairement défini ?
– Analyse des gaps RH sur le terrain et au siège (vacances de postes, anticipation des recrutements, durée d’instruction des recrutements)
– Analyse des processus de suivi RH sur l’Afrique (existence et format des évaluations individuelles, plan d’action individuel (PAI), formation, briefing, débriefing, suivi des congés)
Financement et compétitivité RH
– Les fonctions essentielles de coordination sont-elles bien financées ? Quels sont les gaps RH sur le terrain ?
– Analyse de la compétitivité des conditions d’emploi des expatriés et du personnel national sur les Délégations concernées.

2.2. Analyse des modèles organisationnels des coordinations sur les Délégations
Il est attendu des consultants une analyse de la manière dont les Délégations organisent leur structure de coordination au vu des objectifs programmatiques et des budgets alloués.
Les consultants devront assurer l’analyse des volets ci-dessous :
Niveau Coordination
– Analyse de la structure de coordination des Délégations dans les pays étudiés pour savoir si elles disposent des postes nécessaires pour mettre en œuvre la stratégie pays, notamment à partir de :
– la composition des équipes,
– les liens hiérarchiques et fonctionnels entre les postes de coordination et les autres postes, en identifiant l’efficacité de ces liens et proposant des pistes d’amélioration éventuelle,
– l’identification des éventuels manques ou doublons dans les organigrammes et des propositions d’amélioration.
– Analyse des contenus des fiches de postes des coordinateurs de programmes et des coordinateurs techniques (santé et GRC) et de la manière dont ces fonctions sont exercées sur les différentes délégations.
– Les rôles et responsabilités des postes de coordination sont-ils clairs, à jour et connus des salariés ?
– Les postes sont-ils harmonisés et y a-t-il une cohérence entre les différentes délégations?
– Les intitulés de poste sont-ils clairs et cohérents ?
Niveau sous-Délégation
– Analyse du rôle des sous-Délégations en lien avec la coordination en termes d’efficacité (liens, fonctionnement, etc) et d’efficience (pertinence du nombre de sous-délégations et bases, etc).

Partage d’informations et coordination interne et externe
– Analyse des mécanismes de partage d’information et de coordination mis en place à l’échelle de la CRF dans le pays, en spécifiant les différents niveaux (au sein de la coordination, entre coordination et sous délégations, et avec les autres partenaires du mouvement): quels sont-ils ? Sont-ils efficaces ? Pistes d’amélioration?
– Analyse des mécanismes de coordination existants entre la délégation et le siège en précisant les mécanismes en place et leur degré d’efficacité. Des pistes d’amélioration seront à proposer.

>> LOT 3 : Dimension financière et audit
Objectif spécifique 3
Analyser l’organisation interne sur la maîtrise des risques et le pilotage financier

3.1. Analyse de la capacité de gestion financière sur les Délégations en Afrique

Il est attendu des consultants qu’ils portent une analyse sur la capacité des délégations en termes de gestion financière.
Les consultants devront assurer l’analyse des volets ci-dessous :
Procédures
– Les procédures de gestion financière (ex : engagement de dépenses) sont-elles formalisées et maîtrisées au niveau des Délégations ?
– Y a-t-il des procédures de contrôle en place en termes de gestion financière sur le terrain et au siège ? Quelles sont-elles ?
Comptabilité
– La comptabilité est-elle à jour sur le terrain ? La comptabilité est-elle à jour au siège ?
– Notre système d’information comptable est-il adapté à nos structures ? Doit-on effectuer des
changements de système d’information ? Si oui, développer des recommandations.
Suivi financier
– La Délégation dispose-t-elle d’une bonne maîtrise de son budget (suivi budgétaire régulier, prévisionnel budgétaire, suivi des avances) ?
– Quels dialogues de gestion sont-ils mis en place au niveau de la Délégation ? Avec le Campus ? Ces temps sont-ils formalisés ? Quels en sont les objectifs ?
Appui du siège
– Les Délégations bénéficient-t-elles d’un appui technique adéquat par le siège en termes de gestion financière?

3.2. Analyse de la stratégie financière concernant la zone Afrique
Il est attendu des consultants une analyse de la stratégie et des capacités de la CRF sur l’échantillon de Délégations concernées par l’évaluation en termes de recherche de financement.
Les consultants devront assurer l’analyse des volets suivants :
Connaissance des bailleurs de fonds
– Analyse du niveau de connaissance des bailleurs sur leur territoire de la part des Délégations ;
– Analyse du niveau de relations bailleurs entretenues par les équipes siège et les équipes des délégations sur leur territoire ;
– Analyse de l’existence et identification des potentiels supports de communication bailleurs de la part des équipes délégations et du siège.
Recherche de financement
– Analyse des capacités en termes de recherche de financement au niveau siège et terrain :
– Les desks ont-ils la connaissance des bailleurs potentiels sur leur portefeuille ?
– Les informations transmises par le DPI sont-elles suffisantes, y a-til des points réguliers
sur le sujet de la recherche de financement entre DPI et terrain, et entre DPI et équipe
Desk DOI ?
– Comment les financeurs privés potentiels sont identifiés ?

3.3. Analyse des résultats des derniers audits sur la zone Afrique
Il est attendu des consultants une analyse des audits ayant eu lieu sur les deux dernières années dans les Délégations visitées afin d’identifier les points clefs qui remontent des audits et les mesures prises. Les évaluateurs devront également analyser la manière dont les cas de fraude et corruption sont traités sur les Délégations et au siège (en lien avec les Délégations concernées)
Les consultants devront assurer l’analyse sur les volets précisés ci-dessous :
Fraude
– Y a-t-il un processus de remontée des cas de fraude et corruption en place sur les Délégations ? Est-il connu et efficace ?
– Analyse des cas de fraude et corruption remontés les 3 dernières années
– Des mesures suite à ces remontées ont-elles été prises au niveau délégation, au niveau siège ?
Audit
– Que nous disent les audits : pourcentage de taux d’inéligibles, raisons des inéligibles ?
– Qui est impliqué dans la préparation et la réalisation des missions d’audits ?
– Y a-t-il des plans d’actions ? Sont-ils communiqués, suivis ? Comment le suivi est-il effectué (qui est impliqué, à quelle fréquence)

4. Méthodologie
Pour chacun des lots, la méthodologie proposée sera relativement similaire dans son déroulé, mais à préciser et à adapter pour chacun des lots dans les propositions techniques et financières. Le déroulé méthodologique proposé par la CRF suit les phases suivantes :
1. Phase de cadrage :
● Recueil et compilation d’informations issues de données secondaires et des informations
disponibles pour en assurer une synthèse (une liste de documents clés sera précisée dans la
proposition technique selon le Lot concerné)
● Échange avec le Comité de pilotage sur les attentes, les objectifs et la méthodologie
● Elaboration d’un rapport de cadrage incluant une matrice d’évaluation détaillée avec
l’ensemble des questions évaluatives finales (à proposer par lot dans l’offre technique)
● Identification des acteurs clés à rencontrer (à proposer par lot dans l’offre technique)
● Préparation des outils de collecte de données primaires

2. Phase de collecte des données terrain, bureau régional et siège
● Collecte de données primaires sur base de différentes méthodes (à préciser dans l’offre technique) auprès des 3 niveaux (équipes sièges et desks des pays concernées, bureau régional et équipes des Délégations dans chacun des pays)
● Utilisation de méthodes de collecte quantitatives et qualitatives, selon un échantillon défini, est proposé par le consultant, et adapté selon le lot concerné

3. Phase de restitution
● Organisation d’ateliers de restitution avec les différentes parties-prenantes des 3 niveaux
concernés pour co-construire, affiner l’analyse et confirmer les principales conclusions et
recommandations
● Finalisation du rapport d’évaluation et de ses annexes, en collaboration avec les différents
interlocuteurs avec une hiérarchisation des conclusions et recommandations
Le/les consultants devront adapter et développer la méthodologie de façon détaillée dans l’offre
technique et financière soumise en fonction de chacun des lots.

5. Chronogramme
Un chronogramme est proposé et pourra être adapté selon la proposition et l’estimation du travail nécessaire à réaliser spécifiquement pour chacun des lots :
Phase de cadrage :
– temps de travail estimé pour la période d’analyse de données secondaires issues du siège et des Délégations concernées et pour le travail de cadrage : à estimer selon chacun des lots.
Phase de collecte des données terrain
– temps de travail estimé au campus pour les interviews et la collecte de données : à estimer selon chacun des lots
– temps de déplacement : à estimer selon chacun des lots
– temps de travail terrain : à estimer selon chacun des lots (déplacement dans les 3 pays)
– temps pour la rédaction et la validation du rapport : à estimer selon chacun des lots
Phase de restitution
– Temps de restitution terrain et siège : à estimer selon chacun des lots
Temps total estimé de la mission : à préciser selon la pertinence adaptée à chacun des lots
Dans le cadre de la proposition technique, un chronogramme détaillé doit être fourni.
Selon la sélection du ou des consultants et des calendriers prévus pour chacun des lots, le calendrier pourra être discuté avec l’équipe de cadrage de la CRF afin d’échelonner la réalisation des différents lots. Dans la mesure du possible, une coordination entre les différents consultants sélectionnés sera demandée afin de partager les données et informations d’un volet ou lot de la mission à un autre.

6. Composition de l’équipe
6.1. Profil des évaluateurs recherchés
Les candidats (individuels ou en équipes) qui se positionneront sur un ou plusieurs lots devront avoir un profil et une expertise adaptée à chacun des lots.
>> LOT 1 : Dimension stratégique & programmatique
❖ un ou des consultants. avec l’expertise suivante :
– Formation et/ou qualification en adéquation avec la gestion des projet, de préférence dans les secteurs de la santé et / ou la gestion des risques et des catastrophes
– Bonnes connaissances des enjeux de localisation de l’aide et de partenariat
– Expérience en matière d’élaboration de stratégie opérationnelle à l’échelle d’un pays, d’une région ou d’une structure
– Expérience d’évaluation de stratégies opérationnelles et expérience en consultance
– Connaissance d’au moins un pays sur les 3 concernés
– Expérience dans le pays et la région
– Expérience avec la CRF ou connaissance du Mouvement CR/CR y compris CICR, FICR ou toute Société nationale

>> LOT 2 : Dimension organisationnelle
❖ un ou des consultant.s avec l’expertise suivante :
– Formation et/ou qualification en adéquation avec la gestion des ressources humaines et la conduite du changement
– Expérience à l’international précédente sur un poste de coordinateur RH
– Expérience en matière d’audit organisationnel, spécifiquement sur les enjeux RH
– Connaissance d’au moins un pays sur les 3 concernés
– Expérience avec la CRF ou connaissance du Mouvement CR/CR y compris CICR, FICR ou toute Société nationale
>> LOT 3 : Dimension financière et audit
❖ un ou des consultant.s avec l’expertise suivante :
– Formation et/ou qualification en adéquation avec la gestion financière
– Expérience à l’international précédente sur un poste de coordinateur/directeur financier
– Expérience en matière d’audit financier
– Connaissance d’au moins un pays sur les 3 concernés
– Expérience avec la CRF ou connaissance du Mouvement CR/CR y compris CICR, FICR ou toute Société nationale

7. Livrables
Pour chacun des lots et de façon distincte, il sera attendu par le.la consultante l’ensemble des livrables suivants :
● Rapport de cadrage du consultant précisant l’analyse détaillée de la revue documentaire et des entretiens préliminaires pour permettre de préciser la méthodologie et les questions évaluatives de façon précise. (max 25 pages – police poppins en taille 9)
● Support de présentation des principales conclusions et recommandations provisoires pour animer les ateliers de co-construction et de validation des conclusions et recommandations avec les parties-prenantes (format de type powerpoint – max 40 slides)
● Rapport d’évaluation écrit en français incluant un résumé de l’évaluation ainsi qu’un narratif détaillé incluant une conclusion avec les recommandations classées par ordre de priorités (max 35 pages -police poppins en taille 9 – annexes non incluses) accompagné des annexes correspondantes.
○ Le rapport sera soumis de façon provisoire pour échange et discussion avec les différents référents avant une version révisée finale
○ Le format du rapport doit respecter le format standard transmis lors du briefing de l’évaluation. Si cela est jugé pertinent, il peut y être apporté des points complémentaires.
○ Les modalités du rendu du rapport sont explicitées dans l’offre technique et sont reprises dans le contrat.
● Support de présentation des conclusions et recommandations finales classées par ordre de priorités présenté lors d’un atelier de restitution finale aux 3 niveaux (délégations, bureau régional et siège)(format de type powerpoint – max 40 slides)

8. Procédures de sélection des évaluateurs
Chaque candidat ou cabinet peut répondre à 1 ou plusieurs lots.
Pour chaque lot et de façon distincte, le.s candidat.s intéressé.s sont priés de soumettre leur dossier de candidature par mail avant le 28 Octobre 14h00 à Emmanuelle Pons, Directrice des opérations internationales, à l’adresse emmanuelle.pons@croix-rouge.fr, en précisant dans l’intitulé du mail :
OFFRE CONSULTANCE EVALAFRIQUE _ LOT X (à préciser selon les. lot.s sur lequel vous vous
positionnez)
Ainsi, si un candidat répond à plusieurs lots, il sera attendu pour chacun des lots de façon distincte, les
éléments suivants envoyés par lot séparé :
– Un CV avec un.des profil.s adapté.s au LOT correspondant
– Une offre technique adaptée au LOT correspondant, signée et scannée présentant la
compréhension des présents termes de référence, l’approche proposée incluant la méthodologie et les questions évaluatives en lien avec les critères mentionnés
– Une offre financière adaptée au LOT correspondant, signée et scannée incluant l’ensemble des coûts liés à la réalisation de la prestation (y compris les frais de logement, nourriture, transport et communication).
– Un tableau de référence des principales évaluations réalisées et en lien avec le LOT correspondant (maximum 10)
REMARQUES
– Les offres répondant à plusieurs LOTS dans une même offre technique et financière ne sera pas considérée comme valide.
– Les candidats seront sélectionnés sur la base de critères techniques (expérience, pertinence, méthodologie proposée…) (60%) et financiers (efficience) (40%)
9. Clauses administratives
Le soumissionnaire doit apporter la preuve au moment de la soumission de son offre, de la régularité de son activité économique (documents fiscaux, immatriculation, inscription comme travailleur indépendant – en fonction du pays de référence où est établi le soumissionnaire).
Le prestataire doit seul fournir les moyens nécessaires à l’accomplissement de sa prestation qu’ils soient matériels ou humains : billets d’avion, ordinateur, assurances en responsabilité civile professionnelle.

Il peut déléguer une partie de la mission, au sein de ses équipes, au collaborateur de son choix, mais il demeure la seule autorité hiérarchique et disciplinaire concernant ses salariés. Le prestataire doit assurer la sécurité, et à ce titre assurer les consultants envoyés en mission. Lors de l’élaboration de la soumission, le prix indiqué de la prestation doit porter la mention “ferme, global, forfaitaire et définitif ».

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls. We believe in the power and potential of every child but know this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it is girls who are most affected.

Working together with children, young people, supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges girls and vulnerable children face. We support children’s rights from birth until they reach adulthood and we enable children to prepare for and respond to crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

For over 85 years, we have rallied other determined optimists to transform the lives of all children in more than 80 countries.

We won’t stop until we are all equal.

The Opportunity

The Joining Forces Alliance, reuniting the 6 biggest child rights organizations in Germany, namely ChildFund, Plan International, Save The Children, SOS Children’s Villages, Terre des Hommes & World Vision applied for an initial €16 million grant from the German Foreign Federal Office (GFFO) to address major child protection in emergency issues in various conflict settings across the world between July 2022 and June 2024 under the project “Joining Forces for Child Protection in Emergencies (JF-CPiE)”.

The Joining Forces Alliance is now kickstarting the 2nd phase of the project, entitled “Joining Forces for Food Security & Child Protection in Emergencies (JF-FS & CPiE)”, which will be implemented for a duration of 26 months with a foreseen starting date on 1 July 2024. The project will be implemented with the same organizations across 5 countries (Bangladesh, Burkina Faso, Central African Republic, South Sudan, Ethiopia), focusing on the gender-sensitive and inclusive integration of food security, nutrition and child protection.

This role will provide technical support to the JF-FS&CPiE project in 5 countries (Bangladesh, Burkina Faso, CAR, Ethiopia, South Sudan) and among 6 Child Rights Organisations. The level of technical support provided to consortium members is defined at key stages in the project cycle and varies according to the priority of the project and the support needed by the Country Offices and it will be provided with the support of the consortium’s Child Protection, Gender and Inclusion and Safeguarding advisors. The coordinator will report directly to the Global Project Manager.

About you

You are a highly skilled professional with a post-graduate degree in a relevant field such as psychology, child protection, gender studies, or equivalent education and lived experience. You bring expertise in safeguarding, child protection, gender, and inclusion, with a strong focus on humanitarian settings and hard-to-reach areas. You are experienced in embedding safeguarding, gender equality, and child protection practices into programs, with proven knowledge of Child Protection in emergencies and the Core Humanitarian Standard. You have worked with diverse stakeholders, including national and international donors, aligning with their priorities on safeguarding and inclusion.

Your strengths include data analysis, report writing, and proficiency with knowledge management, mobile monitoring tools, and Windows-based software. You excel at designing and delivering training, facilitating diverse audiences, and building strong collaborative relationships. Committed to gender equality, inclusion, and anti-racism, you advocate for participatory methods, innovation, and capacity building, driving organizational success through knowledge sharing and a collaborative approach.

This role requires the candidate to have working proficiency in French AND English. However, please note that only applications submitted in English will be considered.

Location: The location of this role can be flexible where Plan International has an office* that can employ on behalf of the Global Hub and you have the pre-existing right to work and live. You may be office, home, or hybrid-based

Type of Role: Fixed Term contract

Closing Date: 7th October 2024

*Applicable locations include: Bangladesh, Benin, Bolivia, Brazil, Burkina Faso, Cambodia, Cameroon, Central African Republic, Colombia, Dominican Republic, Ecuador, Egypt, El Salvador, Ethiopia, Ghana, Guatemala, Guinea, Guinea-Bissau, Haiti, Honduras, Indonesia, Ireland, Jordan, Kenya, Korea, Laos, Lebanon, Liberia, Malawi, Mali, Mozambique, Myanmar, Nepal, Niger, Nigeria, Norway, Paraguay, Peru, Philippines, Rwanda, Senegal, Sierra Leone, South Sudan, Spain, Sudan, Tanzania, Thailand, Timor-Leste, Togo, Uganda, United Kingdom, Vietnam, Zambia, Zimbabwe

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.

We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.

Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International’s Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.

Please note that Plan International will never send unsolicited emails requesting payment from candidates.

INTERSOS is an independent humanitarian organization that assists the victims of natural disasters, armed conflicts and exclusion. Its activities are based on the principles of solidarity, justice, human dignity, equality of rights and opportunities, respect for diversity and coexistence, paying special attention to the most vulnerable people**.**

Terms of reference

Job Title: Regional Finance Controller – Western Africa

Code: SR-00-9404

Duty station: Home based, with regular travels in the countries of operations (up to 51%)

Starting date: 07/10/2024

Contract duration: 12 renewable

Reporting to: Regional Finance Coordinator

Supervision of: N/A

Functional Supervisor: N/A

Type of duty station: Non-family duty station

General context of the project

INTERSOS is a humanitarian organisation founded in 1992, working on the frontlines of crisis situations. In its countries of operation, INTERSOS intervenes to assist the most vulnerable populations affected by conflicts, extreme poverty, natural and manmade disasters in challenging and hard-to-reach areas, where the humanitarian needs continue to be the greatest and where the humanitarian presence is often weak. In such contexts, INTERSOS focuses on providing forcibly displaced populations and host communities with life-saving humanitarian assistance, in the areas of Protection, Health & Nutrition, as well as WASH and Shelter.

INTERSOS operations are guided by its Code of Conduct and by the humanitarian principles of humanity, neutrality, impartiality, and independence. Every intervention is characterized by the centrality of the human being, the principle from which INTERSOS values descend. Specifically, INTERSOS is borderless, impartial, independent, sensitive to local cultures, attentive to local capacity, professional in solidarity, and transparent. INTERSOS also adheres to the Code of Conduct for the International Red Cross and Red Crescent Movement and NGOs in Disaster Relief.

General purpose of the position

The Regional Finance Coordinator will be responsible for the quality of the accounting data. S/he will liaise with the Finance Coordinators at Mission level to verify and validating their output. Among his/her main tasks, the verification of regional accounting data, the consistency and correctness of donor reporting and other relevant operational tasks. The Region to which the incumbent will be assigned is Western Africa, which currently supervises Nigeria, Niger, Tchad, Cameroon, Mali, Burkina Faso and the Regional hub in Dakar (Senegal).

Main responsibilities and tasks

Accounting

• Review and check the accounting Journal of each Mission of the Region;
• Ensure accuracy of Regional accounting;
• Review country office receivables and payables balances to ensure appropriate and timely follow-up;
• Proactively implement the roll-out of the accounting software strategy in the relevant Missions;
• Provide the verified accounting data to HQ within the due deadlines ;
• Verify (and flag, whenever necessary) the correct upload of key grant documents (contract, amendments, financial reports, installments) on IMP;
• Guarantee the presence of the standard financial documents (bank statements, bank/cash reconciliation, cash counting) relating to the monthly accounting closure;
• Ensure Senior Management staff is aware of financial, accounting, and administrative issues that may impact country offices’ performance.

Donor Reporting

• Review financial reports before submission to the donors;
• Review and finalize closeouts for grants.

Operational tasks

• Temporary replacement (max 30 days) of the vacant position of Finance Coordinators of the assigned Region in case of unavailability of Roving Finance officers;
• Move to the Country office for technical induction of new deployed Finance Coordinators;

Staff Management

• Provide on-going advice and consultancy on financial and accounting issues to the Finance Coordinators.
• Following the Regional Finance Coordinator’s proposals, ensuring continuous efforts to train Finance Coordinators on accounting and reporting procedures, to increase the general quality of the accounting database across the Missions

Required profile and experience

Education

• Bachelor’s degree in Finance, Accounting, or a related field (Master’s degree preferred).

Professional Experience

• Minimum of 3 years of similar experience in accounting related job with supervisory or managerial role.
• Proven experience in financial reporting, budgeting, forecasting, and analysis.
• Experience in regional positions is a plus

Professional Requirements

• Previous use of double-entry accounting software
• Proficiency in MS Excel
• Ability to work independently and manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Strong analytical and problem-solving skills.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Ability to work independently and manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Attitude to capacity building and constant feedback provision.

Languages

• English and French languages are mandatory

Personal requirements

• Committed to INTERSOS principles
• Detail-oriented with strong organizational skills.
• Ability to work under pressure, flexibility