Project Coordinator

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 85 years, and are now active in more than 75 countries.

ROLE PROFILE

ROLE PURPOSE

Travaillant dans 54 pays en développement à travers l’Afrique, l’Asie et l’Amérique, Plan International a pour objectif d’atteindre le plus grand nombre d’enfants possible, en particulier ceux qui sont vulnérables exclus ou marginalisés, avec des programmes de haute qualité qui apportent des bénéfices durables en augmentant ses revenus, en travaillant en partenariat avec d’autres et en opérant efficacement. Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Plan International s’engage à répondre aux besoins des enfants touchés par des situations d’urgence dans les pays où il opère. Face à la crise humanitaire actuelle dans la région de l’Extrême-Nord du Cameroun, Plan International s’engage à fournir une assistance humanitaire adéquate en éducation, entreprenariat, livelihood, engagement des jeunes, protection de l’enfant, santé, droits sexuels et reproductifs et soutien psychosocial de qualité. Ses opérations sont mises en œuvre dans les secteurs clés de l’Education, la protection (protection de l’enfance et des VBG), de Nutrition, de Santé, de Wash, des Moyens de subsistance, etc. en coordination avec les autres organisations humanitaires et structures gouvernementales de tutelles.

Grâce à un nouveau financement, obtenu de ECHO, Plan International Cameroun, à travers son PIIA de Maroua, va mettre en œuvre, en consortium avec NRC, d’Aout 2021 jusqu’en Juillet 2023, le Projet : « Education in emergencies for children in crisis affected in the Far North » financé par ECHO.

Sous la supervision du Directeur de la réponse d’urgence « ERM », le/la Coordonnateur (rice) du projet est responsable de la planification, de la coordination et de l’opérationnalisation globale de la mise en œuvre des activités   du projet. Le titulaire du poste jouera le rôle de gestionnaire et coordinateur(trice) du projet en accord avec les normes stratégiques, programmatiques et administratives du bailleur de fonds et de Plan International Cameroon. Il est également responsable de la supervision du personnel sous son autorité et de la qualité de l’intervention tant au niveau des bénéficiaires qu’au niveau des partenaires.

DIMENSIONS DU ROLE

Le/la Coordonnateur (rice) du projet rend compte au Directeur de la réponse d’urgence du PIIA de Maroua. Il/elle supervise l’ensemble du personnel de projet placé sous sa responsabilité et travailles-en étroite collaboration avec ce personnel pour préparer des plans de projet complets, y compris les ressources et les calendriers des projets. Il/elle effectue diverses tâches de gestion et coordination, comme :  la gestion du temps, des activités, du budget et des risques, ainsi que des tâches administratives, comme la tenue de la documentation du projet et la préparation des rapports du projet. Avec le soutien du coordinateur M&E, il/elle va assurer la mise en place d’un système solide de suivi et d’évaluation pour le projet.  Le titulaire du poste assurera l’interface avec les membres de l’équipe du projet et les soutiendra, ainsi que la coordination et la mise en œuvre du projet. Il/elle s’assurera que le projet est mis en œuvre conformément au plan d’action et au budget dans le respect du chronogramme.

Pour réussir dans ce rôle, il/elle doit avoir d’excellentes compétences en gestion de projet et de temps, en communication, en éducation en situation d’urgence et coordination. Le poste requiert également, des solides compétences en gestion de projet, notamment en matière de facilitation et d’organisation, ainsi que la capacité d’analyse, de rédaction des rapports et de communication des informations complexes à toutes les parties prenantes. Il/Elle collaborera avec les parties prenantes et les équipes internes pour fournir des résultats dans les délais et partager des informations requises.

RESPONSABILITES

Gérer, Coordonner, soutenir, planifier et mettre en œuvre le projet :

• Fournir des conseils et un soutien à l’équipe de projet chargée de la mise en œuvre, dans toutes les phases du cycle du projet ;
• Développer un plan détaillé de mise en œuvre des activités avec l’équipe de projet ;
• Diriger/organiser des visites de contrôle régulières et, si nécessaire, des révisions et des modifications des plans d’action du projet ;
• Assurer le développement de tous les rapports narratifs et financiers (avec le soutien du département des subventions et des finances et la révision technique par le spécialiste EIE) conformément aux exigences du donateur « ECHO » et de Plan international. 
• Assurer la conformité avec les exigences d’ECHO (règles, procédures) :

• Suivre et gérer le budget du projet, y compris pour l’achat et la distribution des ressources, la gestion du temps, les plans d’action et les dossiers ;
• Assurer la qualité de l’intervention en conformité aux normes INEE et exigence du donateur mais également, le strict respect de deadline dans l’exécution des tâches ;
• Contrôler le budget et assurer un taux d’absorption adéquat avec le soutien du Directeur de la réponse d’urgence et du Spécialiste EIE.
• S’assurer que les directives de Plan International, les normes minimales d’INEE et les Curricula du programme d’éducation accélérée sont respectées dans la mise en œuvre du projet.
• Contribuer à l’élaboration de rapports de situation à usage interne et externe. Travailler avec les officiers protection et Educations du projet ainsi que les parties prenantes pour identifier et définir les exigences, la portée et les objectifs du projet ;
• Coordonner les activités, Gérer les ressources et les informations du projet conformément aux chronogrammes définis.
• Identifier les risques et les opportunités du projet et mettre en place les mesures d’atténuation et prévention des risques.
•  Agir en tant que point de contact et communiquer le statut du projet à tous les participants et travaillez avec eux pour assurer leur alignement et appropriation des acquis du projet.
• Travailler avec le directeur de la réponse d’urgence, le spécialiste de l’éducation en situation d’urgence, le secteur lead éducation et PIM au niveau national, afin de transmettre et résoudre les problèmes.
• Entreprendre d’autres tâches administratives de soutien du projet selon les besoins de l’équipe et du   projet, ce qui peut inclure le soutien au développement/à la prestation de formation, le soutien aux forums et aux réunions/appels des parties prenantes clés.
• S’assurer que les politiques mondiales de Plan International en matière de la sauvegarde des enfants et des jeunes, d’égalité des sexes et d’inclusion sont pleinement intégrées dans les activités du projet conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes de mise en œuvre et les directives applicables à son domaine de responsabilité. Cela ne se limite pas à s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités dans le cadre de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, mais aussi leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées ;
• Veiller à ce que toutes les opérations de l’éducation en situation d’urgence se concentrent clairement sur la satisfaction des besoins fondamentaux des filles et garçons PDI et autres vulnérables de la communauté ;
• Appuyer les officiers en éducation à l’élaboration de matériel d’orientation et de formation pour les moniteurs, animateurs, les relais et structures communautaires ;
• Contribuer à l’identification des meilleures pratiques et des leçons apprises pour renforcer la mise en œuvre et assurer le respect des normes de qualité dans la réponse du programme intégré Education et protection de l’enfant.

Suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage

• Soutenir la conception et le développement de systèmes appropriés de surveillance, de suivi, d’évaluation et d’apprentissage pour la mise en œuvre du projet ;
• Réaliser un suivi régulier des activités du projet sur le terrain surtout le respect de deadline;
• Contribuer au suivi du respect de la politique de sauvegarde des enfants et jeunes et assurer le retour d’informations aux préoccupations des parties prenantes ;
• Contribuer à assurer une mise en œuvre rapide et rigoureuse des mécanismes d’assurance qualité et de responsabilisation, en particulier dans la mise en œuvre du projet ;
• Fournir le soutien pour assurer la documentation en temps opportun des incidents de protection en milieux d’apprentissage et la soumission en temps opportun de tous les rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels requis dans le projet.
• Assurer l’organisation des activités de capitalisation qui incluent toutes les parties prenantes ;
• En collaboration avec le coordinateur M&E, s’assurer de la saisie adéquate des données des bénéficiaires du projet et de la qualité de la mise en œuvre.

Information et coordination

• Assurer la liaison et fournir des mises à jour sur les informations et des rapports de projet sur la base   convenue dans le FAD ;
• Mettre en place un système clair de communication au sein de l’équipe du projet et assurer qu’il soit fonctionnel :
• Organiser et assister à des réunions régulières avec les parties prenantes du projet (réunion du consortium avec NRC, réunion avec le donateur ECHO, réunion de cadre de concertation, et de coordination) jugées nécessaires pour l’organisation ;
• En coordination avec le Directeur de la réponse d’urgence, représenter Plan International Cameroun dans les réunions de coordination, auprès des parties prenantes externes locales (gouvernement local, autorités traditionnelles, agences homologues et communautés cibles) et non gouvernementaux selon les besoins (groupe de travail d’éducation ; MINEDUB, etc.) ;
• Contribuer au suivi de la situation sécuritaire dans les zones du projet et partager avec la direction le cas échéant ;

Développement des ressources humaines

• Travailler avec la spécialiste EIE pour soutenir l’orientation, le développement/la formation continue et le renforcement des capacités du personnel du projet, des partenaires et des communautés (relais communautaires et travailleurs sociaux, points focaux, etc.
• Encadrer et superviser l’équipe du projet, y compris l’évaluation des performances de tout le personnel du projet sous sa supervision, les réunions d’équipe régulières, de coordination et le soutien aux membres de l’équipe ;
• Soutenir l’intégration des activités de prévention d’exploitation et abus sexuelle ;
• Tenir des sessions de team building et proposer des activités de renforcement de capacités.
• Veillez à ce que chaque membre de l’équipe du projet dispose des matériels, équipements et des outils dont il a besoin pour mener à bien le projet.
• Accompagner les staffs du projet pour développer la souplesse nécessaire pour s’adapter lorsque les contextes changent. 

Mobilisation des ressources

• Soutenir les efforts de mobilisation des ressources dans le cadre de la rédaction de propositions et de l’engagement connexe ;
• En collaboration avec le coordinateur de suivi-évaluation, Grant Coordinator et le spécialiste de l’éducation en situation d’urgence, élaborer des résumés de projets, des leçons apprises et des documents sur les meilleures pratiques qui pourraient être utilisés pour de nouveaux projets.
• En collaboration avec les responsables du suivi et de l’évaluation, le spécialiste de l’éducation en situation d’urgence et le Manager de la réponse aux urgences, diriger les évaluations et autres documentations de projet, qui pourraient éventuellement alimenter le développement des propositions des projets.
• Avec le soutien technique du Spécialiste EiE, participer au développement de notes conceptuelles   pour les zones de mise en œuvre du projet.

Aptitude à traiter les problèmes et s’adapter

• Capacité à gérer les priorités et les attentes concurrentes des parties prenantes internes et externes et à rester calme et résilient face à la pression ;
• Gérer plusieurs collègues et travailler avec des collègues éloignés pour former une équipe administrative virtuelle efficace ;
• Utiliser les procédures et valeurs de Plan International pour régler les conflits entre collègues ;
• Résoudre les problèmes qui ne sont pas couverts par le processus établi.
• Analyser les causes possibles des problèmes et proposer des solutions pour les résoudre ;
• Bien analyser avant de décider, car les décisions peuvent affecter la vie de milliers d’enfants sinistrés, des millions de dollars, la sécurité du personnel et l’image de Plan dans le secteur humanitaire et dans les médias ;
• Travailler sous pression et dans le contexte multidimensionnel et de diversité.

Communications et relations de travail

• Contacts de travail à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation élevé ;
• Communiquer avec le donateur, le lead du consortium sur l’état d’avancement du projet ;
• Communiquer avec les autorités et autres parties prenantes sur le projet ;

Principaux contacts internes

• Directeur de la réponse d’urgence, autres membres de l’équipe d’intervention d’urgence, spécialiste de l’éducation en situation d’urgence, Grant Coordinator, Coordinateur finance, RH, Administration, équipe d’éducation et de protection de l’enfance du PIIA, le cas échéant.

Principaux contacts externes

• Agences de Nations Unies, Lead et Co-lead des différents secteurs, des groupes de travail répondant à l’urgence, en particulier ceux travaillant dans le groupe de travail Education situation d’urgence.

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

Essentiel

• Master ou équivalent en sciences sociales, Education, gestion ou disciplines similaires et au moins 05 ans d’expérience professionnelle dans la conception et la mise en œuvre de projets et programmes intégrés d’Education et protection de l’enfant ; Une expérience professionnelle dans des situations d’urgence (Population Déplacée Interne) serait un atout.
• Expérience /qualification approuvée dans la gestion et administration des projet.
• Une expérience dans la gestion, planification stratégique, suivi / évaluation. Une expérience professionnelle dans les situations d’urgence (Population Déplacée Interne) serait un atout.
• Une parfaite maîtrise des politiques, procédures et règles clés, gestion des équipes de terrain, administration centrale et décentralisée, développement communautaire.
• D’excellentes compétences informatiques en MS Office (Word, Excel, Powerpoint, internet, Outlook), ainsi que la capacité à planifier, à établir des priorités et à répondre avec souplesse à des demandes changeantes sont essentielles.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter divers délais dans un environnement en évolution rapide.
• Expérience de la coordination et de l’administration
• Expérience et connaissance de Programme d’éducation accélérée dans la situation humanitaire ;
• Énergie, engagement et capacité à travailler dans une équipe complexe et occupée.
• Motivé, capable de prendre des initiatives et de travailler de manière indépendante.
• Souplesse et attitude positive face à la résolution de problèmes
• Déterminé à faire en sorte que les résultats soient atteints dans les délais impartis
• Excellentes aptitudes à la communication et à l’établissement de rapports
• Bonne collaboration avec les autres, à l’aise pour travailler au-delà des frontières culturelles et dans la diversité pour atteindre des objectifs communs ; capacité à établir et à maintenir des relations de travail et des réseaux solides.  
• Grand souci du détail et capacité à analyser et à présenter des informations de manière concise et vivante.
• Apprentissage rapide, à l’aise pour se familiariser avec des contenus et des systèmes nouveaux et peu familiers.
• Intéressé et engagé dans le travail de Plan International, spécifiquement avec les enfants réfugiés, déplacés et autres affectés par la crise.

Souhaitable

• Expérience/qualification en analyse et suivi budgétaire

• Élaboration de propositions de projet ;

• Connaissances avérées en Education en situation d’urgence, genre et inclusion et protection transversale

Plan International’s Values in Practice

We are open and accountable

• Promotes a culture of openness and transparency, including with sponsors and donors.
• Holds self and others accountable to achieve the highest standards of integrity.
• Consistent and fair in the treatment of people.
• Open about mistakes and keen to learn from them.
• Accountable for ensuring we are a safe organisation for all children, girls & young people

We strive for lasting impact

• Articulates a clear purpose for staff and sets high expectations.
• Creates a climate of continuous improvement, open to challenge and new ideas.
• Focuses resources to drive change and maximise long-term impact, responsive to changed priorities or crises.
• Evidence-based and evaluates effectiveness.

We work well together

• Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.
• Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
• Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.
• Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.

We are inclusive and empowering

• We empower our staff to give their best and develop their potential
• We respect all people, appreciate differences and challenge equality in our programs and our workplace
• We support children, girls and young people to increase their confidence and to change their own lives.

Niveau de contact avec les enfants :

Contact Moyen : contact irrégulier avec les enfants

Location: Kousseri

Closing Date: 19th September 2022

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.

We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.

Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International’s Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.

Please note that Plan International will never send unsolicited emails requesting payment from candidates.