Assistant Finance

Titre de la position :Assistant Finance

Supervisée par: Team Leader Finance/administration

Répondant à : Team Leader Finance/administration

Lieu d’affectation: Maroua

Zone d’intervention: Région de l’Extrême nord, Cameroun.

Période considérée: 12 mois

Type de contrat: Contrat national (uniquement réservé aux ressortissants Camerounais)

Salaire et avantages: Non-Management, band I

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC en sigle, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

Sous la direction du bureau régional de Dakar et en lien étroit avec les interventions en République centrafricaine (RCA) voisine, DRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2018 en répondant aux besoins humanitaires des réfugiés de RCA et des Camerounais vulnérables dans la région de l’Adamaoua. Actuellement, DRC opère un bureau principal à Meiganga et deux bureaux secondaires à Djohong (région de l’Adamaoua) et à Garoua-Boulai (région de l’Est). Début 2019, DRC a également initié des opérations dans la région du Sud-Ouest pour fournir une assistance répondant aux besoins de base des populations en matière de nourriture, d’abris et de protection dans les zones rurales et difficiles à atteindre. En 2023, DRC initie une intervention dans le département du Logone-et-Chari, à l’Extrême Nord avec la priorité de chercher des solutions aux causes profondes des conflits intercommunautaires à travers une programmation sur la consolidation de la paix et la résilience. DRC travaille avec différents partenaires locaux au Cameroun et augmente progressivement son soutien financier aux organisations de la société civile camerounaise. En 2024, DRC envisage étendre ses interventions dans le Département de Mayo Tsanaga en coordination avec les autres acteurs humanitaires pour une réponse en moyens de subsistance au profit des réfugiées les plus vulnérables du camp de Minawao.

2. Objet

Sous la supervision directe du chef d’équipe Admin / Finance, l’assistant(e) finance est chargé(e) de préparer les paiements (argent liquide, chèque bancaire et transfert bancaire) des fournisseurs ainsi que les avances professionnelles des employés DRC. Il/elle gère la caisse pendant les heures d’ouverture de cette dernière. Il/elle enregistre quotidiennement les mouvements de la caisse et de la banque dans Dynamics et y attache les justificatifs comptables. Il/elle contribue à la production des rapports financiers et s’assure de l’archivage des pièces comptables et participe activement à la préparation des audits financiers.

3. Responsabilités

Principales responsabilités

A/GESTION DES PAIEMENTS

• Réception et vérification des demandes de paiements ; s’assurer que les dossiers sont conformes aux procédures DRC ;
• Préparer les opérations de e-banking pour validation par les personnes autorisées ;
• Préparer les ordres de virements et les faire signer ;
• Préparer les chèques bancaires et les faires signer ;
• Déposer les ordres de virement signés contre décharge à la banque ;
• Contacter les fournisseurs pour la remise du paiement (cash ou chèques) pendant les heures de paiement (les lundis, mercredis et vendredis matin de 9h à 13h) ;
• Obtenir les décharges de remise de chèque des fournisseurs.

B/GESTION DE LA CAISSE

• Vérifier les demandes de paiements transmises par le département logistique pour tous les règlements des fournisseurs en argent liquide (vérifier la validation du responsable budgétaire) ;
• Anticiper les paiements en argent liquide des fournisseurs aux heures d’ouverture de la caisse ;
• Préparer les avances professionnelles des employés DRC pour paiement pendant les heures d’ouverture de la caisse ;
• Solder les avances professionnelles en utilisant les formats DRC (demande d’avance professionnelle, clôture d’avance professionnelle) ;
• Compléter le tableau de suivi des avances professionnelles ;
• Préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse afin de s’assurer que le solde est toujours suffisant pour couvrir les dépenses (demande validée par le chef d’équipe finance / administration) ;
• Faire une réconciliation quotidienne de l’inventaire de caisse et du solde dans Dynamics ;
• Communiquer tout écart de caisse au chef d’équipe Admin / Finance ;
• Communiquer toute dépense suspecte et/ou non conforme aux procédures comptables et financières de DRC au chef d’équipe finance / administration et/ou au responsable de zone ;
• Faire une réconciliation hebdomadaire (fin de semaine) de la caisse signée par le chef d’équipe finance / administration.

C/SAISIE COMPTABLE DANS DYNAMICS

• Respecter les échéances de clôtures hebdomadaires et mensuelles des journaux comptables communiqués par le chef d’équipe finance / administration ;
• Saisir quotidiennement les mouvements (débit et crédit) de caisse et de banque dans Dynamics ;
• Faire les scans de l’ensemble des documents financiers justifiants les mouvements de caisse et de la banque ;
• Uploader (attacher) quotidiennement les justificatifs comptables dans Dynamics ;
• Faire la clôture hebdomadaire de la comptabilité sous la supervision du chef d’équipe finance / administration et du responsable de zones ;
• Saisir les charges à répartir sur la base du fichier Excel transmis par le chef d’équipe finance / administration.

D/ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES (Caisse et Banque)

• Archiver l’ensemble des documents comptables en reprenant le numéro de Voucher de Dynamics ;
• S’assurer que l’archivage est fait quotidiennement et qu’il répond aux critères d’exigences de DRC.

E/PREPARATION DES AUDITS FINANCIERS

• Préparation l’ensemble des pièces comptables demandées par les auditeurs ;
• Faire une première vérification de ces pièces comptables et communiquer tout problème au chef d’équipe finance / administration.

4. Qualifications requises

A/ Qualifications

• Bac + 2 minimum dans les domaines de la comptabilité, des finances ou de la gestion.
• Avoir des connaissances pertinentes en gestion de caisse ;
• Bonne connaissance des logiciels Word, Excel et logiciel comptable ;
• Avoir de bonnes capacités de classement ;
• Avoir une très bonne aptitude à communiquer, être flexible et capable de travailler sous pression ;
• Aimer le travail minutieux et avoir le souci de la qualité.

B/ Expériences

Minimum 1 an d’expérience dans un service comptable d’une ONG internationale

C/Qualités Personnelles

• Rigoureux ;
• Honnête ;
• Discret ;
• Organisé ;
• Être capable de travailler sous pression à un rythme élevé ;
• Forte compréhension de l’engagement humanitaire.

D/Langues

• Maitrise de français parlé et écrit.
• Niveau intermédiaire de l’anglais parlé et écrit.
• Connaissance de la langue locale (Mafa, Fufuldé, Haoussa, etc.)

5. Réglementations générales

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable
• L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
• L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable
• L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.

6. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire

Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour