Assistant Logistique (Position Locale)

OBJECTIF DU POSTE :

Travaillant sous la supervision du responsable du site sur le terrain et en étroite coordination avec le responsable de la logistique et les équipes de programme/finances, l’assistant logistique sur le terrain dirige et est responsable de la logistique du site sur le terrain, de la flotte et des performances du département de la chaîne d’approvisionnement au bureau du site. Il/Elle est responsable de la qualité du processus de reporting logistique mensuel et trimestriel, au niveau du terrain, et est en charge de l’analyse des données logistiques sur le terrain afin d’identifier les opportunités d’amélioration de l’efficacité et de l’efficience du département logistique et de la chaîne d’approvisionnement.

Pour effectuer ce travail avec succès, le (la) candidat doit être capable d’exécuter chaque tâche essentielle ci-dessous.

A. Tâches essentielles du poste/étendue du travail :

1-Approvisionnement :

• La mise en œuvre et/ou le maintien des politiques et procédures standards d’achat d’IMC.

• Veiller à ce que les achats soient effectués conformément aux politiques de l’IMC et des bailleurs de fonds.

• Assurer l’enregistrement en ligne de tous les achats effectués sur le site ainsi que la tenue d’une feuille de calcul pour des informations en temps opportun sur les programmes.

• Veiller à ce qu’un processus d’approvisionnement transparent et réactif soit mis en œuvre et maintenu.

• Assurer la communication, la coordination et la planification de routine avec le personnel/programmes demandeurs concernés les commandes et les livraisons des fournitures.

• Veiller à ce que les demandes d’enregistrement des fournisseurs sur le catalogue en ligne soient adressées en temps opportun au responsable des achats.

• S’assurer que toutes les fournitures, services et équipements requis sont livrés à temps.

• Établir et maintenir des relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs.

• Tenir à jour les informations sur les fournisseurs pour les articles achetés régulièrement et être informé des conditions actuelles du marché local.

2-Gestion de flotte et carburant

• Superviser les postes de chauffeur

• Tenir une feuille de calcul de tous les véhicules, motos, tricycles et générateurs du site et la mettre à jour mensuellement pour garder une bonne trace

• Gérer la flotte du site et organiser la maintenance préventive des véhicules et tenir des registres pour chaque véhicule

• Gérer le carburant et définir un seuil de sécurité à partir duquel le réapprovisionnement sera demandé

• Organiser les différents déplacements d’entrée et de sortie du site, et s’assurer d’obtenir les autorisations nécessaires en conséquence

• Vérifier la documentation du véhicule et demander le renouvellement avant l’expiration.

• S’assurer que les véhicules disposent de registre de bord et effectuer des contrôles réguliers afin de s’assurer que la documentation est correctement mise à jour par les chauffeurs.

3-Entretien de la maison d’hôtes et des bureaux

• Initier les petits entretiens et réparations pour maintenir le bureau en bon état de fonctionnement (Plomberie, électricité, menuiserie)

• Coordonner avec le service RH pour assurer le respect régulier du contrat signé avec les propriétaires du bureau et de la maison d’hôtes

4- Être le point focal de la sécurité

• S’assurer que les extincteurs sont disponibles et réapprovisionnés avant leur expiration complète.

• Servir de point focal de sécurité pour le site Mora en consultation avec le responsable de la sécurité.

5- Rapport

• Préparer et soumettre un rapport hebdomadaire du site Mora à votre client et à vos superviseurs (administratifs et techniques)

• Préparer et soumettre un rapport mensuel du site Mora à votre client et à vos superviseurs (administratifs et techniques)

6- Gestion des actifs

• S’assurer que tous les actifs du site Mora sont distribués avec un document de transfert d’actifs

• S’assurer que tous les actifs sont rappelés en cas de résiliation du contrat du personnel

• Garder un œil sur tous les actifs et lancer, en consultation avec le point focal informatique de l’organisation, des maintenances, des évaluations techniques et des déclassements dans le cas où les réparations ne seraient pas possibles.

Exécute toute tâche et devoir demandé par son supérieur direct.

B. Qualifications requises : CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE :

• Diplôme en gestion, économie ou domaine connexe.

• 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire.

• Connaissance des procédures et pratiques génériques de passation des marchés (expérience IMC ou ONG avantageuse).

• Familiarité avec les principaux donateurs et les réglementations/lois locales avantageuses.

• Trois ans d’expérience professionnelle dans les achats.

• Titulaire d’un permis de conduire valide

• Compétent en anglais parlé et écrit

• Bonnes compétences en mathématiques.

• Utilisation compétente du PC, en particulier des feuilles de calcul.

• La maîtrise du français écrit et verbal est requise, l’anglais serait un avantage

2-Gestion de flotte et carburant

• Superviser les postes de chauffeur

• Tenir une feuille de calcul de tous les véhicules, motos, tricycles et générateurs du site et la mettre à jour mensuellement pour garder une bonne trace

• Gérer la flotte du site et organiser la maintenance préventive des véhicules et tenir des registres pour chaque véhicule

• Gérer le carburant et définir un seuil de sécurité à partir duquel le réapprovisionnement sera demandé

• Organiser les différents déplacements d’entrée et de sortie du site, et s’assurer d’obtenir les autorisations nécessaires en conséquence

• Vérifier la documentation du véhicule et demander le renouvellement avant l’expiration.

• Assurez-vous que les véhicules disposent de journaux de bord et effectuez des contrôles réguliers pour vous assurer que le document est correctement mis à jour par les chauffeurs.

3-Entretien de la maison d’hôtes et des bureaux

• Initier les petits entretiens et réparations pour maintenir le bureau en bon état de fonctionnement (Plomberie, électricité, menuiserie)

• Coordonner avec le service RH pour assurer le respect régulier du contrat signé avec les propriétaires du bureau et de la maison d’hôtes

4- Être le point focal de la sécurité

• S’assurer que les extincteurs sont disponibles et réapprovisionnés avant leur expiration complète.

• Servir de point focal de sécurité pour le site Mora en consultation avec le responsable de la sécurité.

5- Rapport

• Préparer et soumettre un rapport hebdomadaire du site Mora à votre client et à vos superviseurs (administratifs et techniques)

• Préparer et soumettre un rapport mensuel du site Mora à votre client et à vos superviseurs (administratifs et techniques)

6- Gestion des actifs

• S’assurer que tous les actifs du site Mora sont distribués avec un document de transfert d’actifs

• S’assurer que tous les actifs sont rappelés en cas de résiliation du contrat du personnel

• Garder un œil sur tous les actifs et lancer, en consultation avec le point focal informatique de l’organisation, des maintenances, des évaluations techniques et des déclassements dans le cas où les réparations ne seraient pas possibles.

Exécute toute tâche et devoir demandé par son supérieur direct.

B. Qualifications requises : CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE :

• Diplôme en gestion, économie ou domaine connexe.

• 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire.

• Connaissance des procédures et pratiques génériques de passation des marchés (expérience IMC ou ONG avantageuse).

• Familiarité avec les principaux donateurs et les réglementations/lois locales avantageuses.

• Trois ans d’expérience professionnelle dans les achats.

• Titulaire d’un permis de conduire valide

• Compétent en anglais parlé et écrit

• Bonnes compétences en mathématiques.

• Utilisation compétente du PC, en particulier des feuilles de calcul.

• La maîtrise du français écrit et verbal est requise, l’anglais serait un avantage

1. Autres:

• Sécurité :

– Veiller au respect des protocoles et des politiques de sécurité ;

– Prendre en compte les implications en matière de sécurité de toutes les activités du programme, en examinant toutes les nouvelles initiatives avec les autres membres du personnel, les dirigeants et les bénévoles de la communauté.

• Conduite éthique du personnel de IMC :

International Medical Corps maintient un code de normes de conduite qui régit le rendement de ses employés engagés dans l’attribution et l’administration des contrats. Aucun employé, dirigeant ou mandataire ne doit participer à la sélection, à l’attribution ou à l’administration d’un contrat financé par des fonds de donateurs s’il s’agit d’un conflit d’intérêts réel ou apparent. Un tel conflit survient lorsque l’employé, le dirigeant ou l’agent, un membre de sa famille immédiate, un partenaire ou une organisation qui emploie ou est sur le point d’employer l’une des parties énumérées ci-dessus, a un intérêt financier ou autre dans l’entreprise sélectionnée pour l’attribution. Les dirigeants, employés ou agents de IMC ne doivent pas solliciter ou accepter de gratifications, de faveurs ou de toute autre chose ayant une valeur monétaire de la part d’entrepreneurs ou de parties à des sous-accords. Ces normes prévoient des mesures disciplinaires en cas de violation de ces normes par des dirigeants, des employés ou des agents de IMC.

• Conformité et éthique :

– Promouvoir et encourager une culture de la conformité et de l’éthique au sein d’International Medical Corps. Dans la mesure où cela s’applique au poste, le candidat doit bien comprendre les normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs, et s’y conformer.

– Effectue son travail avec le plus haut niveau d’intégrité.

– Communiquer ces normes au personnel, le cas échéant, et aux partenaires et exiger d’eux qu’ils adhèrent à ces valeurs.

• Prévention de l’exploitation et des abus sexuels :

Promouvoir activement les normes PSEA (prévention de l’exploitation et des abus sexuels) au sein d’International Medical Corps et parmi les bénéficiaires desservis par International Medical Corps.

• Code de conduite:

Dans le cadre de ce poste, la personne doit promouvoir et encourager une culture de conformité et d’éthique dans l’ensemble de l’organisation et maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs, et adhérer à ces normes.

S’il s’agit d’un poste de supervision, l’individu doit donner l’exemple d’un comportement éthique par sa propre conduite et la supervision du travail des autres ; s’assurer que les personnes qui lui sont rattachées ont les connaissances et les ressources suffisantes pour suivre les normes décrites dans le code de conduite et d’éthique ; contrôler la conformité des personnes qu’il supervise ; appliquer le code de conduite et d’éthique et les politiques d’International Medical Corps, y compris la politique de sauvegarde et la politique de protection contre le harcèlement, l’intimidation et l’inconduite sexuelle sur le lieu de travail, de manière cohérente et équitable ; soutenir les employés qui, de bonne foi, soulèvent des questions ou des inquiétudes.

• Sauvegarde :

L’ensemble du personnel a la responsabilité et l’obligation partagées de sauvegarder et de protéger les populations avec lesquelles il travaille, y compris les adultes qui peuvent être particulièrement vulnérables et les enfants. Cela inclut la protection contre les comportements suivants de la part de notre personnel ou de nos partenaires : exploitation et abus sexuels ; exploitation, négligence ou abus d’enfants, d’adultes à risque ou de personnes LGBTI ; et toute forme de trafic d’êtres humains. Le personnel est également chargé de prévenir les violations de notre code de conduite et d’éthique, qui peuvent impliquer des conflits d’intérêts, de la fraude, de la corruption ou du harcèlement. Si vous voyez, entendez ou êtes informé de toute violation du code de conduite et d’éthique ou de la politique de sauvegarde, vous avez l’obligation de le signaler.

• Equal Opportunities:

International Medical Corps est fier d’offrir l’égalité des chances en matière d’emploi à tous les employés et candidats qualifiés, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’origine nationale ou ethnique, d’âge, de handicap ou de statut d’ancien combattant.

***International Medical Corps ne sollicite aucun frais, ni paiement, ni aucune autre transaction monétaire des candidats à un emploi. Si vous faites l’objet d’une sollicitation financière dans le cadre de ce recrutement, veuillez-vous adresser à International Medical Corps sur le site Web:***www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com.