Chargé.e de services Support

Titre de la position : Chargé.e de services Support

Supervisée par: Responsable de Projet

Répondant à: Chef des Services Support

Duty Station: Kousseri / Extrême-Nord Cameroun (bureau du partenaire)

Area of Operation: Cameroun

Période considérée: 12 mois renouvelables (sous réserve de financements)

Type de contrat: Contrat national (exclusivement réservé aux ressortissants Camerounais)

Salary & Benefits: Non-Management H, niveau 1

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC en sigle, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

Sous la direction du bureau régional de Dakar et en lien étroit avec les interventions en République centrafricaine (RCA) voisine, DRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2018 en répondant aux besoins humanitaires des réfugiés de RCA et des Camerounais vulnérables dans la région de l’Adamaoua. L’équipe d’urgence itinérante (EMPACT) a également établi la présence du programme de DRC dans la région du Sud-Ouest fin 2018 pour répondre aux besoins des personnes déplacées de force dans le contexte de la crise anglophone, en débutant des activités humanitaires en janvier 2019. En 2023, DRC opère à dans la région de l’Est avec un bureau régional à Meiganga dans la région de l’Adamaoua, dans la région du Sud-Ouest avec un bureau régional à Buea, et enfin à l’extrême-Nord du Cameroun dans la région du Logone et Birni avec un bureau à Kousseri.

En 2023, DRC va initier un nouveau projet en consortium grâce à un financement du Cendre de Crise et de Soutien (CDCS). DRC interviendra à en partenariat avec une organisation nationale (ASOL) avec laquelle elle partagera les bureaux. L’initiative vise à renforcer les capacités locales pour prévenir et gérer les conflits, apaiser les rivalités intercommunautaires et améliorer la protection des droits humains. Le projet englobe une composante de protection pour soutenir les survivants de violations de droits, ainsi qu’une dimension économique visant à créer de nouvelles opportunités pour les jeunes. Il s’agit également de renforcer la résilience des communautés en réhabilitant les points d’eau et en établissant des comités de gestion pour la gestion collaborative des ressources. Le projet cherche ainsi à résoudre les tensions liées à l’accès à la terre et à l’eau à travers la gouvernance communautaire et le financement de micro-projets. Le bureau de Kousseri recherche donc un/une Programme Manager pour coordonner la mise en œuvre de ce programme, et assurer la gestion du bureau de Kousseri sous la direction du Directeur Pays.

2. Objetif général du poste

Le/la chargé.e de services Support est chargé.e de la supervision des activités Finances, Logistique et RH/Administration. Il/elle est ainsi chargé/e de la gestion qualitative de la comptabilité, de la finance, de la logistique et des RH/Administration pour le bureau de zone du Logone et Birni à l’Extrême Nord du Cameroun. Il/elle s’assure que l’ensemble des activités transactionnelles au niveau du service support sont conformes aux règlements de DRC, aux exigences des bailleurs de fonds, ainsi qu’au cadre juridique national.

Et enfin, il/elle garantit un système IT approprié en conformité avec la politique IT chez DRC, avec une sauvegarde des données et des moyens de protection contre les logiciels malveillants.

3. Responsabilités

Garantir que les procédures dans la base de Kousseri sont conformes aux règlements de DRC, aux directives des bailleurs de fonds et au cadre juridique national

• Former les nouveaux salariés aux règles comptables, financières, logistique et admin/RH de l’organisation ;
• Appliquer les nouvelles règles et procédures comptables et financières partagées par le HoSS (responsable des services support) ;
• Être garant de la conformité de la documentation comptable, financière, logistique et admin/RH aux règlements de DRC et aux directives des bailleurs de fonds ;

Gestion de la comptabilité et de la trésorerie

• S’assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans le système comptable (Dynamics) et respecte strictement les délais fixés pour la clôture comptable (hebdomadaire, mensuelle et annuelle).
• Être garant de la qualité de la clôture comptable (banques, caisses et ODs) et du respect des échéances pour le bureau de Kousseri;
• Être responsable des rapprochements hebdomadaires et mensuels des caisses et des comptes bancaires (procéder à des contrôles aléatoires réguliers) ;
• Être garant de la qualité de l’archivage des pièces comptables et financières ;
• Préparer la demande de trésorerie bi-hebdomadaire à soumettre au bureau de Yaoundé (au Responsable Finance) ;
• S’assurer que le bureau de la zone Kousseri dispose de la trésorerie nécessaire pour garantir la mise en œuvre des activités ;
• S’assurer que la politique de gestion de la trésorerie et des banques est correctement appliquée, et que la délégation des signataires (comptes bancaires DRC) est systématiquement actualisée ;
• S’assurer que les fournisseurs de DRC sont payés dans un délai raisonnable.

Gestion administrative

• En coordination avec le logistique de Yaoundé, gérer les contrats de location de la zone Kousseri;
• Superviser la venue de visiteurs (bureau régional, bureau de coordination) avec le personnel administratif à Yaoundé.

Gestion financière

• Participer à l’élaboration du budget annuel pour les bureaux de la zone Kousseri;
• Former les responsables budgétaires (formation initiale + remise à niveau) sur leur rôle et leur responsabilité en matière de gestion financière (validation des DA, validation des demandes de paiement, suivi et remplissage du BFU, élaboration du budget pour les appels à proposition, préparation des avenants budgétaires, etc.) ;
• S’assurer que l’ensemble des dépenses sont conformes aux règlements de DRC, aux exigences des bailleurs de fonds, ainsi qu’au cadre juridique national.
• Organiser une réunion mensuelle de suivi budgétaire (BFU) avec le responsable de projet et la coordination de Yaoundé pour revoir les allocations financières des dépenses précédentes et pour ajuster les dépenses prévisionnelles ;
• Participer à l’élaboration du budget pour la proposition des nouveaux donateurs ;
• Participer à la préparation des rapports financiers dans le respect des exigences des bailleurs de fonds (rapports financiers intermédiaires et finaux) ;
• S’assurer que la documentation et les explications demandées par les auditeurs sont fournies de manière appropriée et en temps voulu pour toutes les dépenses liées de la zone Kousseri ;
• Communiquer au chef de projet et au HoSS toute information financière qui pourrait avoir un impact sur le programme.

Gestion des partenaires

• S’assurer que les partenaires DRC sont formés (formation initiale et recyclage) afin de mettre en œuvre efficacement les directives de DRC et les exigences des bailleurs de fonds ;
• Vérifier les rapports financiers des partenaires et s’assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes aux règlements de DRC et aux exigences des bailleurs de fonds ;
• Procéder à un contrôle aléatoire des dépenses des partenaires (contrôle interne).

Gestion des Ressources Humaines

• Superviser le processus de recrutement du bureau de Kousseri et s’assurer du principe de transparence et de compétitivité dans le processus tout en respectant les délais ;
• Superviser la préparation de la paie mensuelle et s’assurer que les procédures RH de DRC sont appliquées (signaler toute anomalie au responsable de zone et au HoSS) ;
• S’assurer, en lien avec le superviseur initiateur du recrutement, que tous les nouveaux employés aient un planning de formation pour faciliter leur prise de poste ;
• Mettre en place un plan de suivi des congés du personnel dans la zone ;
• Participer aux réunions avec la CNPS et le Centre des Impôts en collaboration avec le HoSS et le département RH du bureau de Yaoundé ;
• Superviser les visites et/ou audits du CNPS et du Centre des Impôts ;
• Sur demande du responsable de zone, rencontrer le Délégué Départementale du Travail dans le cadre de procédures disciplinaires ;
• Garantir une bonne gestion des dossiers du personnel de la base (la tenue à jour des dossiers RH, suivi des performances du personnel avec les superviseurs, suivi des contrats, suivi des congés du personnel et suivi des assurances du personnel) ;
• S’assurer que le code de conduite et autres procédures et règlements de DRC sont connues par tous les employés de la base.

Gestion du département logistique de DRC

• Veiller à ce que les procédures logistiques du DRC (approvisionnement, gestion du matériel, suivi des véhicules, gestion des stocks, gestion des déplacements, etc.) soient en place à Kousseri, et soient correctement mises en œuvre ;
• Garantir des moyens de communication suffisants et fiables au sein de la zone ;
• Veiller à ce que toutes les procédures logistiques soient conformes au code de conduite du DRC et aux réglementations des bailleurs;
• Partager avec le Supply Chain Manager (SCM), sur une base mensuelle, le suivi des approvisionnements, le suivi de la gestion de la flotte, le suivi des actifs/équipements, etc.) et fournir une explication pour tout écart ;
• Assurer la formation du personnel et des partenaires du DRC sur les procédures logistiques ;
• Superviser l’archivage des documents papier et sur SharePoint pour le service logistique ;
• S’assurer d’une gestion appropriée des biens et des stocks au niveau de la zone ;
• Signaler tout non-respect des procédures logistiques DRC à l’Area Manager et au SCM.
• Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations pour créer un environnement de travail positif.
• Assurer la mise en œuvre des mécanismes de coordination de DRC au niveau de la zone.

Gestion des achats

• Veiller à ce qu’un plan d’approvisionnement soit élaboré pour les projets en cours et nouveaux et s’assurer que le plan d’approvisionnement est régulièrement mis à jour ;
• S’assurer que les achats sont faits dans les temps en conformité avec les règles de l’organisation et des bailleurs de fonds ;
• Superviser la réception des marchandises et la livraison des matériaux aux demandeurs ;
• Veiller à ce que tous les suivis d’approvisionnement soient systématiquement à jour ;
• S’assurer que les dossiers d’achat de Kousseri sont complets et que les documents sont signés et/ou approuvés par le personnel approprié ;
• S’assurer qu’il y ai une ségrégation des taches et qu’il n’y ait pas conflit d’intérêt dans le processus d’achat.
• Anticiper et préparer les demandes de dérogation conformément aux procédures DRC ;
• S’assurer que Dynamics Supply Chain Modules est à jour pour PR, PO, …

Gestion des équipements (IT, véhicules, générateurs, etc.)

• S’assurer que le suivi des actifs/équipements et le suivi de la gestion de la flotte sont précis et régulièrement mis à jour ;
• Veiller à ce que l’utilisation des véhicules DRC soit conforme aux procédures DRC ;
• Superviser la gestion de la flotte de véhicules et s’assurer qu’un plan de déplacement est produit sur une base hebdomadaire et partagé avec le personnel de DRC ;
• En coordination avec le chef projet et le SCM, superviser ou effectuer les inventaires des actifs physiques et assurer le respect des exigences du DRC ;
• S’assurer que les actifs sont enregistrés dans le suivi des équipements et étiquetés ;
• En coordination avec le SCM, s’assurer que les transferts/cessions d’immobilisations sont justifiés par les documents appropriés ;
• Prévoir les besoins d’investissement pour l’année suivante.

Il est attendu du/de la chargé.e des services Support (Finances, RH/Administration, Logistique) qu’il/elle s’acquitte de toute autre tâche exigée par le responsable de zone et le HoSS et correspondant à son poste.

4. Qualifications requises

Expérience et compétences techniques (inclure les années d’expérience) :

• Au moins quatre ans d’expérience dans un département financier (de préférence dans une ONG internationale) dont 1 an dans un poste de management ;
• Expérience avérée en logistique et/ou RH Administration avec minimum de 2 ans d’expérience ;
• Bonne communication et excellentes compétences interpersonnelles ;
• Une attitude orientée vers la résolution de problèmes et la recherche de solutions ;
• Capacité à travailler sous une supervision minimale et à atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis ;
• Capacité à travailler sous pression et à des heures de travail irrégulières.

Education (inclure les certificats, les licences, etc.) :

• Licence en gestion d’entreprise, économie, finance, administration ou similaire
• Excellente maitrise d’Excel
• Maitrise de Word et Outlook
• Expérience souhaitée d’un Entreprise Resource Planning (ERP)

Langues (indiquer le niveau de maîtrise) :

• Anglais (écrit et parlé): niveau intermédiaire ou plus
• Français (écrit et parlé): Excellent

Principales parties prenantes : (internes et externes)

• Personnel et partenaires de DRC
• Auditeurs
• Prestataires de services

5. Réglementations générales

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable
• L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
• L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable
• L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.

6. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour