Country Supply Chain Manager

Titre de la position: Country Supply Chain Manager

Supervisée par: Regional Supply Chain Manager WANALA

Répondant à: Head of Support Services (HoSS)

Lieu d’affectation: Yaoundé-Cameroun (avec 30% minimum de déplacements sur les bases)

Zone d’opération : Cameroun (Adamaoua/Est/NOSO)

Période considérée: 12 mois potentiellement renouvelable

Type de contrat: Contrat National

Classification du poste, salaire et avantages : Bande Management F de la grille salariale du DRC

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est opérationnel au Cameroun depuis 2017 pour soutenir les réfugiés centrafricains dans les régions de l’Adamaoua et de l’Est du pays. Il est également dans les régions de Nord-Ouest / Sud-Ouest pour les déplacés internes et les victimes des communautés d’accueil du conflit anglophone. DRC Cameroun met actuellement en œuvre des projets de protection, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance en situation d’urgence.

2. Objet :

Basé à Yaoundé et travaillant sous la supervision directe du Chef des services support (HoSS), le « Country Supply Chain Manager » (SCM) est garant de la mise en œuvre efficace des systèmes et fonctions de logistique/approvisionnement au niveau du pays, avec un accent spécifique sur le respect des procédures du DRC.

Le SCM accompagnera et formera les équipes logistiques/approvisionnement du bureau de coordination à Yaoundé et des bases de Buea et Meiganga. Il est prévu que le SCM passe au minimum 30 % de son temps sur le terrain pour apporter un appui technique aux équipes logistiques.

Il/elle fournira un soutien et une orientation technique aux équipes opérationnelles tout en accompagnant la mise en œuvre des activités du DRC au Cameroun.

Le SCM est garant du respect des procédures et des directives du DRC au sein de la mission Cameroun. Il/elle contribue à l’élaboration de stratégies nationales, qui sont traduites en plans d’action et en tâches quotidiennes.

3. Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous, en fonction de chaque secteur. Il est attendu de Supply chain Manager :

Achats

• Participer à l’élaboration des propositions de projets dans son périmètre de responsabilité et à la définition des ressources nécessaires pour assurer la faisabilité des projets ;
• S’assurer qu’un plan d’approvisionnement est développé pour les projets en cours et les nouveaux projets et s’assurer que le plan d’approvisionnement est régulièrement mis à jour ;
• Développer des accords-cadres pour les achats récurrents et s’assurer du renouvellement des accords-cadres en lien avec les règles du DRC ;
• Être garant de la qualité et de la conformité des documents liés à un processus d’achat (demande d’achat, demande de devis, demande de proposition, appel d’offres ; etc.) avant de solliciter la validation du bureau régional (Dakar, Sénégal) ;
• Accompagner et former les équipes logistiques (bureau de coordination et bases) a la gestion des achats ;
• Organiser des formations (initial + remise à niveau) sur la gestion des achats pour les employés des services support (hors équipe logistique) et pour les équipes opérationnelles ;
• S’assurer que les outils de suivi des achats sont mis à jour et précis (tableau de suivi des achats, tableau de suivi des accords-cadres, liste des fournisseurs, liste des dérogations ; etc.) ;
• Veiller à ce que la documentation et les explications demandées par les auditeurs soient fournies dans un délai raisonnable ; garantir la mise en œuvre des recommandations faites par des auditeurs internes et externes ;
• Visiter régulièrement chaque bureau d’achat pour évaluer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux de terrain.

Gestion des équipements (IT, véhicules, etc.)

• S’assurer que le tableau de suivi des équipements et le tableau de suivi des véhicules sont exacts et régulièrement mis à jour ;
• S’assurer que l’utilisation des véhicules du DRC est conforme aux procédures du DRC ;
• Superviser la gestion du parc de véhicules et s’assurer qu’un plan de déplacement hebdomadaire est produit pour chaque base ;
• Superviser l’inventaire de fin d’année et s’assurer du respect des exigences du DRC (qualité, délai, rapprochement avec la comptabilité, etc.) ;
• S’assurer que les sorties d’équipements immobilisés soient justifiées par le document adéquat : certificat de donation, certificat de vente, certificat de perte, etc.) et que ce dernier soit approuvé par le directeur pays ;
• Prévoir les besoins d’investissement pour l’année suivante (matériel informatique, moyens de transport, renouvellement / entretien des équipements et / ou mobiliers, etc.).

Gestion des locaux et des entrepôts

• Assurer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations du DRC dans tous les bureaux extérieurs ;
• Superviser l’entretien et la maintenance des locaux de Yaoundé (bureau et « guesthouses ») ;
• Anticiper l’ensemble des besoins nécessaires au bon fonctionnement des bureaux ;
• Maintenir et mettre à jour régulièrement un budget annuel détaillant les dépenses prévues pour le fonctionnement des bureaux ;
• Superviser la gestion du stock et assurer que les zones de stockage sont propres et bien rangées ;
• S’assurer que des inventaires physiques mensuels et trimestriels sont effectués ;
• Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des produits non utilisés ou périmés, conformément aux réglementations du DRC et des bailleurs de fonds.

DRC Dynamics ERP System

• Superviser en collaboration avec le HoSS à la mise en place du modules « Supply » de l’ERP du DRC dans les bureaux de Meiganga et Yaoundé ;
• Assurer l’application correcte des processus ERP de la chaîne d’approvisionnement ;

Gestion du personnel

• Réaliser le recrutement des staffs placés directement sous sa responsabilité ou sous sa supervision technique, et rédiger les fiches de postes ;
• Garantir que les employés du département approvisionnement / Logistique connaissent et respectent l’ensemble des politiques et des procédures du DRC au Cameroun ;
• S’assurer que le travail au sein de l’équipe approvisionnement / Logistique soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de DRC de la manière la plus efficace possible ;
• Superviser et donner des conseils (formation et coaching) aux membres de l’équipe approvisionnement / Logistique du DRC au Cameroun ;
• Organiser une réunion annuelle pour revoir les procédures, définir la stratégie du département approvisionnement / Logistique pour l’année (plan d’actions et objectifs du département, besoins en formation, etc.)
• Gérer le suivi du contrat de travail des membres de l’équipe approvisionnement / Logistique (congés, Plan d’Action Individuel, objectifs, évaluation de la performance, etc.), si nécessaire, co-valider les procédures disciplinaires avec le HoSS et/ou le directeur pays.

Coordination

• Participer aux réunions trimestrielles de planification et de revue des activités ;
• Organiser pour chaque base une réunion mensuelle d’identification des besoins d’approvisionnement pour les équipes projets en présence du responsable de zone, des chefs de projet et du Supply Chain Team Leader (le compte rendu de cette réunion sera partagé avec le HoSS et le HoP) ;
• Organiser une réunion hebdomadaire avec les chefs d’équipes logistique de chaque base afin de suivre l’évolution des achats et des autres taches logistiques. Partager les minutes avec le HoSS et le responsable de zones ;
• Enumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution ;
• Être en relation avec les autres départements (opérations, finance, ressources humaines, etc.) dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles ;
• Travailler en réseau avec d’autres ONG sur des sujets liés à la logistique et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées.

En outre, le « Country Supply Chain Manager » pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande du HoSS ou du « Regional Supply Chain Manager »

4. Qualifications requises

La réussite de cette mission, exige :

Compétences essentielles

• Expérience au poste de « Supply Chain Manager » / Coordinateur Logistique (au moins 2 ans) ;
• Expérience dans la gestion de la logistique humanitaire dans le domaine de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de la gestion de la flotte, de la gestion des actifs et du soutien à la distribution (au moins 5 ans) ;
• Goût prononcé pour la passation de marché ;
• Vision stratégique de la chaine d’approvisionnement ;
• Capacité à organiser le travail d’équipes n’étant pas sous sa supervision directe ;
• Expérience en Cash and Voucher Assistance (CVA) ;
• Excellentes compétences informatiques en MS Word et Excel, ainsi qu’une expérience de travail avec un système ERP ;
• Capacité à assimiler deux systèmes d’information / processus différents ;
• Expérience de la mécanique automobile ou des installations électriques ;
• Excellente maîtrise professionnelle de l’anglais et du français.

Compétences souhaitées

• Certification en logistique humanitaire et chaîne d’approvisionnement ;
• Master en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ;
• Permis de conduire B.

5. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
• Sens de l’éthique exemplaire ;
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour.

6. Réglementation générale

Il est attendu de tout employé.e de DRC qu’elle. il suive :

• Toutes les réglementations en matière d’hygiène et de sécurité
• Le Code de Conduite et toutes les directives en matière d’éthique

Par ailleurs, il est attendu de tout employé.e qu’elle. il :

• Ne s’engage pas dans une autre activité rémunérée que celle de DRC sans en demander l’autorisation préalable
• Ne s’engage pas dans une activité qui pourrait nuire à la réputation et à l’objectif de DRC
• Ne donne pas d’interview ni ne publie de photo.s- document.s en lien avec l’activité de DRC sans en demander l’autorisation préalable
• Retourne tout équipement prêté par DRC à des fins de travail avant la date de fin d’engagement contractuel