Finance and Operations Consultant | Ouagadougou, Burkina Faso | 2024

JOB TITLE: Operations and Finance Consultant

SUPERVISOR: Regional Director

CONTRACT TYPE: Local

POSITION LOCATION: Ouagadougou, Burkina Faso

ESTIMATED DURATION: 6 months

Background :

The GHSC-TA Francophone Task Order project addresses the technical assistance needs of USAID, other USG agencies, partner country governments, non-governmental organizations (NGOs) and other entities to strengthen commodity management for all elements of health (e.g. malaria, family planning, HIV/AIDS, maternal and child health, etc.). GHSC-TA Francophone TO represents a mechanism through which USAID provides regional technical assistance for health products. The technical support focuses on three (03) objectives:

• Objective 1: Strengthen supply chain systems in target countries
• Objective 2: Improve product safety through collaboration with regional organizations
• Objective 3: Support the Global Health Security Agenda (GHSA).

The Operations and Finance Consultant is responsible for assisting the Regional Director in the development and implementation of management and supervisory systems for project operations and finance. The person will improve operational and financial systems to ensure quality control of the project’s administration and financial needs. The Consultant will assist with coordination, consistency and compliance with US government regulations and Chemonics corporate and field office policies.

Main duties and responsibilities:

The Operations and Finance Consultant is responsible for the following main tasks and responsibilities:

• Develop and implement proactive and appropriate financial and operational management systems, in compliance with local laws and regulations, the project office policy manual, and Chemonics’standard operating and financial procedures according to the FAC (Field Accounting Compliance Manual), as well as USAID requirements.
• Submit required administrative and financial reports on time to the Regional Director and to the Project Management Unit (PMU) based at head office.
• Contribute to the development of project operational plans, budget development for fiscal year 2025, monthly fund transfer requests, expenditure tracking, and monthly financial projection reporting.
• Under the direction of the Regional Manager, streamline the monthly payroll process and perform spot checks to ensure that payroll is processed in accordance with local labor laws and that all applicable benefits and taxes are withheld and reversed to tax authorities, as appropriate.
• Ensure the review and approval of payment records that have been made by finance staff for West Africa Regional Office countries (Burkina Faso, Mauritania, Cameroon) on Abacus.
• Monitor tax returns and payments to ensure they have been made on time.
• Work with finance staff to prepare and maintain files containing financial documentation corresponding to Abacus records.
• Provide support for reconciliations of balances on accounts receivable in collaboration with an external accounting firm retained by the project.
• Coordinate internal/external audits and ensure timely follow-up of audit findings and recommendations.
• Review and provide feedback on staff segregation of duties and advise and recommend best practices to ensure that these actions are properly followed.
• Support the Administrative Manager to ensure that office procurement is conducted in accordance with Chemonics policy and procedures and USAID requirements.
• Perform other duties as required by the Regional Manager or PMU Head Office.

Deliverables :

1. Mission report describing the main achievements, challenges encountered, and recommendations for improving the operational and financial processes of the GHSC-TA Francophone Task Order project in Burkina Faso.
2. Provide reports/updates in control reports on tax returns and payments were made on time.
3. Provide a balance reconciliation report on accounts receivable in collaboration with the external accounting firm retained by the project.
4. Resolve internal/external audit findings and update audit findings and recommendations reports.
5. Review and provide feedback on staff segregation of duties and provide advice and recommendations to ensure that these actions are properly followed.
6. Other deliverables assigned by supervisor (ad hoc)

Skills and qualifications required

To perform this job successfully, a person must be able to perform each essential task and responsibility satisfactorily. The qualifications listed below are representative of the knowledge, skills and/or abilities required to perform the main duties.

• University degree in business administration, accounting or other relevant discipline, or equivalent experience.
• At least 5 years’ experience at a senior level in the financial and operational management of complex health or development programs in general.
• Experience in managing USAID-funded programs and in-depth knowledge of applicable regulations and requirements required.
• Proven leadership and management skills; experience in mentoring and supervising staff at all levels.
• Strong analytical and organizational skills, demonstrated by the ability to work independently and as part of a team, assess priorities and manage a variety of activities with attention to detail.
• Strong interpersonal communication skills, writing skills and oral presentation skills.
• Excellent ability to work with Microsoft Excel, Word and other software. Proficiency in SAGE, ABACUS, or other preferred accounting software.
• Experience in developing and maintaining filing and archiving systems, and internal/external audits.
• Able to work independently with minimal supervision.
• Fluency in French and the ability to communicate and write effectively in English (level 4 out of 5) are required.

INTITULE DE L’EMPLOI : Consultant(e) en Operations et Finances

SUPERVISEUR: Directeur Régional

TYPE DE CONTRAT : Local

LOCALISATION DU POSTE : Ouagadougou, Burkina Faso

DUREE ESTIMEE : 6 mois

Contexte :

Le projet GHSC-TA Francophone Task Order répond aux besoins d’assistance technique de l’USAID, d’autres organismes de l’USG, des gouvernements des pays partenaires, des organisations non gouvernementales (ONG) et d’autres entités afin de renforcer la gestion des produits pour tous les éléments de la sante (p Ex. Paludisme, planification familiale, VIH/SIDA, Santé maternelle et infantile, etc.). GHSC-TA Francophone TO représente un mécanisme par lequel l’USAID offre une assistance technique régionale pour les produits de la santé. L’appui technique porte sur trois (03) objectifs suivants :

• Objectif 1 : Renforcer les systèmes d’approvisionnement des pays cibles
• Objectif 2 : Améliorer la sécurité des produits par la collaboration et les organisations régionales
• Objectif 3 : Soutenir le programme Mondial de sécurité sanitaire (Global Health Security Agenda [GHSA]).

Le/La Consultant(e) en Operations et Finances est chargé d’assister le Directeur Régional dans l’élaboration et la mise en œuvre de systèmes de gestion et de supervision des opérations et finances du projet. La personne améliorera les systèmes opérationnels et financiers pour assurer le contrôle de la qualité de l’administration et état de finance du projet. Le/La Consultant(e) aidera avec la coordination, la cohérence et le respect des réglementations du gouvernement américain et des politiques de l’entreprise et des bureaux extérieurs de Chemonics.

Les principales tâches et responsabilités :

Le/ La Consultant(e) en Operations et Finances est responsable des suivantes principales tâches et responsabilités:

• Développer et implémenter des systèmes de gestion financière et opérationnelle proactifs et appropriés, conformément aux lois et réglementations locales, au manuel de politiques du bureau de projet, et aux procédures opérationnelles et finance standard de Chemonics selon le FAC (Field Accounting Compliance Manual), ainsi qu’aux exigences de l’USAID.
• Soumettre à temps les rapports administratifs et financiers requis au Directeur Régional et à l’unité de gestion de projet (PMU) basée au siège social.
• Contribuer à l’élaboration des plans opérationnels du projet, à l’élaboration du budget pour l’année fiscale 2025, les demandes mensuelles de transfert des fonds, suivi des dépenses, et l’élaboration des projections financières mensuelles.
• Sous la direction du Directeur Régional, améliorer le système et les délais du traitement de la paie mensuelle dans les délais chaque mois et effectuer des contrôles ponctuels pour s’assurer que la paie est traitée conformément à la législation du travail locale et que tous les avantages et taxes applicables sont retenus et renverses aux autorités fiscales, selon le cas.
• Assurer la revue et approbation des enregistrements des paiements qui ont été réalisées par le personnel financier pour les pays du Bureau Régionale de l’Afrique d’ouest (Burkina Faso, Mauritanie, Cameroun) sur Abacus.
• Contrôler que les déclarations d’impôts et les paiements ont été effectués à temps.
• Travailler avec le personnel financier pour préparer et maintenir à jour des dossiers contenant la documentation financière correspondant aux enregistrements sur Abacus.
• Fournir un appui pour les réconciliations des soldes sur les comptes recevables en collaboration avec le bureau externe de comptabilité retenu par le projet.
• Coordonner les audits internes/externes et assurer le suivi à temps des contrôles ou des conclusions et recommandations des audits.
• Examiner et fournir un feedback sur la séparation des tâches du personnel et fournir des conseils et des recommandations pour s’assurer que ces actions sont correctement suivies.
• Appuyer le responsable administratif pour assurer que les acquisitions du bureau sont menées en accordance avec la politique et procédures Chemonics et les exigences de l’USAID.
• Effectuer d’autres tâches requises par le Directeur Régional ou le PMU du siège social.

Livrables :

1. Rapport de mission décrivant les principales réalisations, des défis rencontrés, et des recommandations pour l‘amélioration des processus opérationnels et financiers du projet GHSC-TA Francophone Task Order au Burkina Faso.
2. Fournir des rapports/ des mises a jours dans les rapports de contrôle sur les déclarations d’impôts et les paiements ont été effectués à temps.
3. Fournir un rapport des réconciliations des soldes sur les comptes recevables en collaboration avec le bureau externe de comptabilité retenu par le projet.
4. Résoudre les résultats des audits internes/externes et actualiser les rapports des conclusions et recommandations des audits.
5. Examiner et fournir un feedback sur la séparation des tâches du personnel et fournir des conseils et des recommandations pour s’assurer que ces actions sont correctement suivies.
6. Autres livrables attribuées par le superviseur (ad hoc)

Compétences et qualifications requises

Pour accomplir ce travail avec succès, une personne doit être capable d’accomplir chaque tâche et responsabilité essentielle de manière satisfaisante. Les qualifications énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, compétences et/ou aptitudes requises pour exercer les fonctions principales.

• Diplôme universitaire en administration des affaires, en comptabilité ou dans une autre discipline pertinente ou expérience équivalente.
• Au minimum 5 ans d’expérience à un niveau supérieur dans la gestion financière et opérationnelle des programmes complexes de santé ou de développement en général.
• Expérience dans la gestion des programmes financés par l’USAID et connaissance approfondie des réglementations et exigences applicables requise.
• Compétences avérées en leadership et en gestion ; expérience dans le mentorat et la supervision du personnel à tous les niveaux de l’organisation.
• Solides compétences en analyse et en organisation, démontrées par la capacité de travailler de manière indépendante et en équipe, d’évaluer les priorités et de gérer une variété d’activités avec une attention aux détails.
• Solides compétences en communication interpersonnelle, compétences en rédaction et compétences en présentation orale.
• Excellentes capacités de travail avec Microsoft Excel, Word et d’autres logiciels. Maitrise de SAGE, ABACUS, ou un autre logiciel de comptabilité préféré.
• Expérience dans le développement et l’entretien des systèmes de classementet archivage, est des audites interne/externe.
• Capable de travailler indépendamment.
• La maîtrise du français et la capacité de communiquer et d’écrire efficacement en anglais (niveau 4 sur 5) sont requises.