Human Resource Assistant

OBJECTIF DU POSTE :

Sous la supervision directe du coordinateur de terrain de l’Extrême Nord et la supervision technique du coordinateur de l’administration et des ressources humaines, l’assistant(e) Admin/HR est chargé(e) de :

A. Tâches essentielles du poste/étendue du travail :

– Contribuer à la diffusion des politiques et des procédures auprès de tous les employés sur le terrain.

– Aider et promouvoir la compréhension et l’adhésion des employés aux politiques et procédures d’International Medical Corps.

– Soutenir l’équipe et le personnel pour toute question liée aux ressources humaines lorsque cela est demandé.

– S’assurer que tout le personnel d’International Medical Corps a lu et compris les politiques ainsi que les procédures d’International Medical Corps et les a signé pour en attester.

– Soutenir les responsables du recrutement si nécessaire pour tous les recrutements sur le terrain après autorisation du coordinateur des ressources humaines.

– S’assurer que tous les nouveaux employés ont rempli les documents CNPS pour leur immatriculation dans les 8 jours suivant leur recrutement

– Informer pour avis le coordinateur des ressources humaines de toutes les demandes des partenaires sociaux et de l’administration (inspection du travail, MINEFOP et CNPS, etc.).

– Assurer le suivi des signatures de tous les documents RH (contrat, description de poste, code de conduite, etc.) et les transmettre pour archivage dans les dossiers du personnel et conserver des copies ou des copies scannées pour toute demande future si nécessaire,

– S’assurer que tous les membres du personnel ont rempli leurs « Timesheet » en ligne (Deltek Costpoint) et les ont soumises au plus tard le dernier jour ouvrable, les assister si nécessaire ;

– Tenir à jour le fichier de congés du personnel ;

– Gérer les soldes de congés du personnel, contrôler les jours exacts de départ en congé et les jours exacts de retour et informer ses supérieurs en cas de problème. Gérer le téléphone du bureau, (appels et enregistrement de tous les appels et des raisons de l’appel à mentionner dans le registre des appels.

– Superviser la « Guest House » et le bureau pour en assurer le bon fonctionnement et le nettoyage.

– Superviser et donner des instructions aux agents d’entretien / de cuisinière afin de maintenir le bureau et la « Guest House » propres d’une manière acceptable.

– S’assurer que les performances ont été réalisées par l’ensemble du personnel à la fin de chaque période,

– S’assurer que les évaluations des performances sont envoyées au bureau principal pour être conservées dans le dossier du personnel, en veillant à ce que les bons modèles de gestion des performances soient utilisés.

– Assurer le suivi et les entretiens de sortie pour le personnel sortant (démission et fin de contrat) et conserver des copies dans le dossier.

– Entreprendre toute autre tâche assignée par le superviseur.

B- Qualifications personnelles :

– Licence en administration et ou en gestion des ressources humaines et tout autre domaine connexe.

-Justifier d’une solide expérience au sein d’une organisation internationale ou d’une autre organisation à but non lucratif dans un domaine opérationnel similaire est un atout.

-Justifier de 2 à 3 ans d’expérience dans un poste administratif ou de ressources humaines

– Solides compétences organisationnelles, notamment en matière de planification, d’élaboration, de mise en œuvre et de maintenance de systèmes administratifs.

– Capacité à travailler de manière indépendante et au sein d’une équipe, à prendre des initiatives, à résoudre des problèmes, à se motiver et à travailler sans supervision directe.

– Avoir un grand souci du détail

– capacité à s’intégrer et à bien travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.

B. SÉCURITÉ

Veiller à l’application et au respect des protocoles et politiques de sécurité de International Medical Corps.

C. CONDUITE ETHIQUE DU PERSONNEL DE IMC

International Medical Corps maintient un code de normes de conduite qui régit les performances de ses employés engagés dans l’attribution et l’administration de contrats. Aucun employé, responsable ou agent ne doit participer à la sélection, à l’attribution ou à l’administration d’un contrat financé par des fonds de donateurs s’il existe un conflit d’intérêts réel ou apparent. Un tel conflit survient lorsque l’employé, le fonctionnaire ou l’agent, un membre de sa famille immédiate, un partenaire ou une organisation qui emploie ou est sur le point d’employer l’une des parties énumérées ci-dessus, a un intérêt financier ou autre dans l’entreprise sélectionnée pour l’attribution du marché. Les responsables, employés ou agents de l’IMC ne doivent pas solliciter ou accepter de gratifications, de faveurs ou toute autre chose ayant une valeur monétaire de la part de contractants ou de parties à des accords de sous-traitance. Ces normes prévoient des mesures disciplinaires en cas de violation de ces normes par des responsables, des employés ou des agents de l’IMC.

D. PRÉVENTION DE L’EXPLOITATION ET DES ABUS SEXUELS

Promouvoir activement les normes PSEA (Prévention de l’exploitation et des abus sexuels) au sein du Corps médical international et parmi les bénéficiaires desservis par le Corps médical international.

E. CONFORMITÉ ET ÉTHIQUE :

Promouvoir et encourager une culture de la conformité et de l’éthique au sein d’International Medical Corps. Dans la mesure où cela s’applique au poste, il doit avoir une bonne compréhension des normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs, et il doit s’y conformer. Conduite

Travaille avec le plus haut niveau d’intégrité. Communiquer ces normes au personnel, le cas échéant, et aux partenaires et exiger d’eux qu’ils adhèrent à ces valeurs.

S’acquitter d’autres tâches qui lui sont confiées. Les tâches et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

F.CODE DE CONDUITE

Dans le cadre de ce poste, une personne doit promouvoir et encourager une culture de conformité et d’éthique dans l’ensemble de l’organisation et maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs, et adhérer à ces normes.

S’il s’agit d’un poste de supervision, l’individu doit donner l’exemple d’un comportement éthique par sa propre conduite et la supervision du travail des autres ; s’assurer que les personnes qui lui sont rattachées ont les connaissances et les ressources suffisantes pour suivre les normes décrites dans le code de conduite et d’éthique ; contrôler la conformité des personnes qu’il supervise ; appliquer le code de conduite et d’éthique et les politiques d’International Medical Corps, y compris la politique de sauvegarde et la protection contre le harcèlement, la corruption et les abus sexuels.

G. SAUVEGARDE

L’ensemble du personnel a la responsabilité et l’obligation partagées de sauvegarder et de protéger les populations avec lesquelles il travaille, y compris les adultes qui peuvent être particulièrement vulnérables et les enfants. Cela inclut la protection contre les comportements suivants de la part de notre personnel ou de nos partenaires : exploitation et abus sexuels ; exploitation, négligence ou abus d’enfants, d’adultes à risque ou de personnes LGBTI ; et toute forme de traite des êtres humains. Le personnel est également chargé de prévenir les violations de notre code de conduite et d’éthique, qui peuvent impliquer des conflits d’intérêts, de la fraude, de la corruption ou du harcèlement. Si vous voyez, entendez ou êtes informé d’une violation du code de conduite et d’éthique ou de la politique de sauvegarde, vous avez l’obligation de le signaler.

H. ÉGALITÉ DES CHANCES :

International Medical Corps est fier d’offrir l’égalité des chances en matière d’emploi à tous les employés et candidats qualifiés, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’origine nationale ou ethnique, d’âge, de handicap ou de statut d’ancien combattant.

H. SYSTÈME DE DIVULGATION DES FAUTES PROFESSIONNELLES

Toutes les offres d’emploi d’International Medical Corps sont soumises à une vérification satisfaisante des références et des antécédents. International Medical Corps participe à Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme from the Steering Committee for Humanitarian Response (SCHR). Conformément à ce système, nous demanderons aux précédents employeurs d’un candidat de nous fournir des informations sur tout cas d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et/ou de harcèlement sexuel survenu pendant l’emploi, ou sur tout incident faisant l’objet d’une enquête au moment où le candidat a quitté son emploi. En soumettant sa candidature, le candidat confirme qu’il comprend ces procédures de recrutement.

International Medical Corps ne sollicite aucun frais, ni paiement, ni aucune autre transaction financière des candidats à un emploi. Si vous faites l’objet d’une sollicitation financière dans le cadre d’un recrutement, veuillez- vous adresser à International Medical Corps sur le site Web: www.Internationalmedicalcorps.ethicspoint.com. S’il vous plait ne pas postuler dans ce site car votre dossier ne sera pris en considération.