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Work Arrangement:
Job Description
Contexte/Résumé sur l’IRC :
International Rescue Committee (IRC) aide les personnes touchées par des crises humanitaires—y compris la crise climatique—à survivre, se remettre et reconstruire leur vie. L’IRC soutient les réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique et en Asie, ainsi que par le biais d’un programme de soutien à la réinstallation aux États-Unis. L’IRC est une organisation engagée en faveur de la liberté, de la dignité humaine et de l’autonomie. Cet engagement se traduit par une aide à la réinstallation bien planifiée, une assistance d’urgence mondiale, une réhabilitation et un plaidoyer pour les réfugiés.
Au Cameroun, l’IRC a commencé ses activités dans la région de l’Extrême-Nord en 2016, dans la région du Sud-Ouest en 2018, et dans la région du Nord-Ouest en 2019—en fournissant un soutien en matière de sécurité alimentaire, en améliorant les services et infrastructures WASH, et en protégeant les droits des populations affectées, y compris la prévention et la réponse à la violence basée sur le genre.
Aperçu/Résumé du poste :
Sous la supervision directe du Grants Coordinator, La Grants and Partnership Officer, est chargé de soutenir l’équipe de l’IRC en appuyant le processus de reporting aux bailleurs et à des fins internes, en maintenant les dossiers de subventions et les documents de suivi (en Excel) ainsi que les bases de données de l’IRC, en planifiant et en organisant les réunions régulières sur les subventions, et en gérant les subventions au quotidien. Il/elle sera également responsable de la liaison avec les partenaires sur le terrain, de la coordination des activités liées aux partenariats et de la rédaction des rapports. L’objectif de l’Unité Partenariats sera de superviser la gestion, la coordination et les éléments clés du contrôle des risques du portefeuille de sous-subventions de l’IRC, afin d’assurer un niveau élevé de gestion des risques et de conformité dans des partenariats solides et de haute qualité qui fournissent une assistance rapide et efficace. Le Responsable des Subventions et des Partenariats jouera un rôle clé dans le soutien aux partenaires dans le développement de leurs projets et veillera à une communication claire et efficace entre les différentes personnes impliquées dans le partenariat.
Superviseur Technique : Grants Coordinator
Superviseur Direct : Le Responsable des Subventions et des Partenariats sera sous la supervision directe du Coordinateur de Terrain. Il/elle fournira mentorat, direction et conseils, signera ses feuilles de temps et fournira un soutien administratif quotidien, tout en veillant à ce que les tâches assignées par le Coordinateur des Subventions soient réalisées.
Autres contacts internes et/ou externes : Le Responsable des Subventions et des Partenariats travaillera en étroite collaboration avec la Responsable des Partenariats, les Coordinateurs Techniques, les Chefs de Projet, les Chefs de Projet Senior ainsi que le Département de Suivi et Évaluation, pour garantir une gestion de subventions de qualité.
Responsabilités Principales :
Le Responsable des Subventions et des Partenariats soutiendra le Coordinateur des Subventions et le Responsable des Partenariats dans la gestion de toutes les activités liées aux bailleurs et dans le développement des documents pour les bailleurs afin d’assurer des relations de qualité avec les bailleurs et un reporting en temps voulu ; surveiller le système de gestion des subventions ; documenter les résultats et les rapports, y compris la préparation et/ou la révision des informations pour les partenaires et les parties prenantes internes.
Responsabilités spécifiques :
Système de gestion des subventions :
• Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des suivis de subventions, des plannings de reporting, des modèles, et veiller à ce que l’équipe soit au courant des échéances.
• Soutenir l’équipe Programme et Opérations, le Coordinateur des Subventions dans la préparation et le suivi des réunions de cycle de projet, et diriger les réunions si nécessaire.
• En collaboration avec les équipes programme et opérations, mettre en place des systèmes efficaces pour garantir un reporting en temps voulu aux bailleurs, aider le personnel à comprendre les exigences des bailleurs et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format, et éditer les sections des rapports si nécessaire.
• Soutenir la rédaction des rapports pour les bailleurs et garantir que les rapports sont de haute qualité et soumis dans les délais.
• Aider à répondre aux questions/problèmes de conformité des bailleurs pour IRC Cameroun.
• Aider à la préparation et à la participation aux visites de suivi externes, aux examens et aux audits, ainsi qu’aux évaluations inter-sites si nécessaire.
• Établir et maintenir des dossiers électroniques et papier pour chaque projet financé par des subventions à des fins de suivi et de reporting.
• Réaliser des revues de conformité routinières des programmes de subventions.
• Soutenir, à la demande du Coordinateur des Subventions, l’analyse du plan de dépenses.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes finance et subventions pour examiner et ajuster le budget si nécessaire.
Communication :
En collaboration avec le Coordinateur des Subventions, elle sera responsable de :
• Contribuer à la rédaction et à l’édition des bulletins d’information internes et externes d’IRC et s’assurer que les contributions des collègues sont partagées en temps utile.
• Travailler à l’élaboration de fiches d’information et d’histoires de succès liées à nos activités.
• Diriger, avec le soutien du Coordinateur des Subventions, la révision des matériels de visibilité d’IRC et des donateurs en veillant à ce qu’ils soient conformes à IRC et aux donateurs.
• Effectuer occasionnellement des visites de terrain et des missions de collecte de contenu depuis Maroua pour capturer des histoires.
Partenariat :
• Processus de partenariats/sous-subventions :
Aider à la cartographie des partenaires et à l’analyse des parties prenantes en coordination avec les programmes.
Soutenir le Responsable des Partenariats et le personnel opérationnel et technique si nécessaire dans l’organisation et la facilitation des évaluations de capacité et des évaluations des risques pour les partenaires potentiels.
• Soutien aux partenaires et partage de capacité :
Aider à la surveillance opérationnelle, financière et programmatique de tous les partenaires.
Collaborer avec d’autres départements d’IRC (Chaîne d’approvisionnement, Finance, RH et Programmes pour soutenir le partenaire) et identifier des opportunités pour IRC de soutenir les efforts de renforcement des capacités des partenaires.
Soutenir le rôle d’IRC dans la mise en œuvre des plans de renforcement des capacités pour les partenaires en étroite coordination avec le Responsable des Partenariats.
Alimenter les suivis de partenariats avec les données collectées auprès des équipes programme, partenariat et finance et diffuser les informations (y compris le suivi) sur les partenaires aux départements concernés, si nécessaire.
• Documentation, suivi et reporting :
Collaborer avec la finance pour assurer les transferts de fonds en temps voulu et un suivi financier adéquat et un soutien pour les partenaires.
Maintenir des dossiers électroniques complets sur les partenaires, en veillant à ce qu’ils soient rationalisés et bien organisés.
Coordonner avec les équipes techniques concernées, réviser les rapports internes mensuels, compiler et soumettre les rapports des partenaires dans les rapports globaux aux donateurs.
• Représentation et tâches spéciales :
À la demande du Responsable des Partenariats, représenter IRC Cameroun lors des réunions internes et externes pertinentes et transmettre les informations importantes de ces réunions au Responsable des Partenariats.
À la demande du Responsable des Partenariats, prendre en charge des projets divers ne relevant pas des responsabilités soulignées dans cette description de poste.
Qualifications
Exigences :
• Diplôme de licence dans un domaine pertinent et expérience applicable dans la gouvernance des ONG, l’administration et la gestion des subventions, y compris le développement commercial et la conformité.
• Au moins un an d’expérience dans un rôle de gestion des subventions, de préférence dans une ONG.
• Expérience antérieure en gestion des subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des bailleurs américains (USAID/BHA, BPRM), européens (ECHO, SIDA).
• Expérience avérée dans la coordination des rapports aux bailleurs institutionnels et privés.
• Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité avérée à produire et à éditer des documents sous pression.
• Connaissance pratique de la préparation et de la gestion de budgets.
• Maîtrise de Windows, Microsoft Office.
• Capacité à travailler dans des environnements de sécurité volatile.
• Anglais et Français écrit et parlé courant.
Environnement de travail :
Le Responsable des Subventions et des Partenariats sera basé à Maroua.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Date limite : 13 octobre 2024.
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L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et principes décrits dans le IRC Way – Normes de Conduite Professionnelle. Ces valeurs sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC maintient et applique des politiques pour protéger les bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, protéger les enfants, prévenir le harcèlement sur le lieu de travail, garantir l’intégrité financière et éviter les représailles. L’IRC et ses employés doivent respecter les valeurs et principes contenus dans le IRC Way (Normes de Conduite Professionnelle). Ces valeurs sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC maintient et applique des politiques pour protéger les bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, assurer la protection des enfants, prévenir le harcèlement au travail, garantir l’intégrité financière et éviter les représailles.
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