Manager Logistics

Aperçu du poste :

Le responsable de la logistique soutient et supervise la gestion de la flotte de véhicules d’IMC conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps. Il est responsable de la gestion globale de la flotte de la mission et propose des outils et des stratégies pour optimiser la flotte de la mission ; il soutient les activités de construction et suit les entreprises gagnantes dans l’exécution ; il reste en contact étroit avec l’équipe logistique du pays pour obtenir des conseils, un soutien technique et des rapports en conséquence. Travaille généralement sous la supervision directe du coordinateur logistique. Champ d’application géographique : Dans l’ensemble du pays.

Pour mener à bien ce travail, il doit être en mesure d’accomplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables :

1. Responsabilités

Les responsabilités spécifiques sont les suivantes :

Coordination et représentation :

– Gérer les activités d’approvisionnement du pays. Il fournit une supervision technique, des informations et des orientations au personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement sur les questions d’approvisionnement afin d’assurer un soutien efficace et opportun à la mise en œuvre des projets.

– Il soutient l’évaluation initiale de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement et la réévaluation continue du contexte opérationnel de la mission dans le pays, ainsi que la planification optimale des ressources.

-Veille à ce que les activités de gestion et d’exploitation de la flotte soient menées conformément aux politiques, procédures, modes opératoires normalisés ainsi que des lignes directrices applicables.

– Il participe activement à la planification, à la conception et à la budgétisation des projets afin de s’assurer que les ressources humaines et matérielles et les systèmes logistiques nécessaires sont pris en compte et qu’ils sont adaptés aux opérations prévues et à la charge de travail attendue.

– Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles conformes à la stratégie du programme national/de l’opération et au plan de préparation.

– Renforcer la coordination des activités entre les départements de la logistique, du programme et des finances afin de dégager un consensus sur les priorités et de résoudre conjointement les problèmes pour améliorer la fourniture de l’aide aux bénéficiaires.

• Identifier et anticiper les risques liés à la gestion du parc automobile, à la construction et à l’établissement des rapports ayant une incidence sur les activités du programme. Élaborer et mettre en œuvre des activités d’atténuation et de réduction des risques.
• Veiller, en collaboration avec la direction nationale et le coordinateur logistique, à ce que les besoins en matière d’approvisionnement pour un soutien efficace des projets soient correctement pris en compte et budgétisés dans toutes les propositions de projet.
• Coordonner de manière proactive avec les chefs de département et élaborer des solutions en matière de passation de marchés, fournir aux autres départements des informations et des données pertinentes en matière de passation de marchés, utiles pour améliorer les résultats des projets, et demander un retour d’information afin de garantir la mise en œuvre des améliorations identifiées.
• Favoriser l’excellence opérationnelle afin d’atteindre une efficacité et une rentabilité optimales.
• Identifier et partager les idées, les innovations, les meilleures pratiques et les demandes d’amélioration liées aux processus des services logistiques et aux outils connexes au niveau local et mondial.
• Mettre en œuvre, analyser et contrôler les indicateurs clés de performance pour la gestion de la flotte et les aspects logistiques.
• S’assurer que les rapports standards sont préparés, examinés, analysés et partagés avec les parties prenantes et le coordinateur logistique conformément aux exigences et au calendrier standard.
• Représenter positivement International Medical Corps auprès des fonctionnaires, des représentants de la communauté, du groupe logistique, des forums d’ONG, des partenaires et des vendeurs de manière positive et professionnelle lorsque cela est nécessaire.
• Contribuer à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, par l’application du mandat, de l’éthique et des valeurs d’International Medical Corps, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur.
• Responsable de la mise en œuvre des réglementations américaines en matière de conformité des exportations et de la politique de contrôle des parties interdites et de lutte contre le terrorisme, dans le cadre des activités d’approvisionnement de la mission nationale.
• Veiller à ce que les activités d’approvisionnement minimisent l’impact négatif sur l’environnement.

Logistique :

Supervise la mise en œuvre correcte, sur le terrain, des systèmes et procédures standard de l’International Medical Corps pour la gestion des entrepôts, des transports, de la flotte, des actifs et des rapports GIK.

• Met en œuvre le système de gestion des informations logistiques et d’établissement de rapports sur le terrain, conformément aux normes de l’organisation.
• Veiller à la saisie, au suivi, à l’analyse et à la communication des données logistiques.
• Veiller à ce que les transactions soient documentées, stockées et accessibles conformément aux procédures standard, et à ce qu’une piste d’audit soit en place.
• Superviser et coordonner/gérer toutes les questions logistiques liées au transport et à la gestion du carburant, afin de garantir que les véhicules sont enregistrés, assurés, gérés et entretenus, qu’ils disposent d’un équipement adéquat (sécurité, communication, outils, etc.) et de pièces détachées/accessoires, et que tous les accidents sont signalés et traités de manière appropriée.
• Veiller à ce que l’utilisation des véhicules et du carburant des générateurs soit correctement supervisée, enregistrée et rapprochée.
• Veiller à ce que les marchandises et les personnes soient transportées en toute sécurité, à ce que les conducteurs soient formés et à ce qu’ils appliquent systématiquement les procédures de sécurité au volant prescrites par l’IMC et les lois locales.
• Maintenir une flotte de véhicules/générateurs adaptée et optimisée sur le terrain.
• Soutenir l’équipe de gestion logistique nationale en veillant à ce qu’un plan adéquat d’acquisition et de remplacement des équipements et des biens (y compris les TIC) soit mis en place et pris en compte dans les propositions de projet et les budgets.
• Soutenir l’équipe de gestion logistique nationale en veillant à ce que tous les biens et articles attrayants soient correctement enregistrés, confiés à un gardien, suivis et signalés jusqu’à leur destination finale, conformément aux exigences du manuel des actifs de l’IMC et aux réglementations applicables des donateurs.
• Veiller à ce que les opérations d’entreposage disposent du personnel, de l’équipement, du mobilier, des fournitures et des améliorations d’infrastructures nécessaires pour maintenir des conditions de stockage, de sûreté et de sécurité optimales.
• Veiller à ce que les entrepôts soient sélectionnés conformément aux procédures de l’IMC et assurer la liaison avec la gestion logistique nationale pour l’enregistrement et l’approbation.
• Assurer une gestion précise, conforme et transparente des entrepôts conformément aux manuels du CGI et aux réglementations nationales.
• Veiller à ce que les propriétaires des stocks aient accès aux rapports sur l’état des stocks afin de faciliter le réapprovisionnement en temps utile et la planification de la distribution.
• Gérer le transport local des marchandises.
• Soutenir l’équipe de gestion logistique du pays pour faciliter l’acquisition d’équipements et de fournitures en fournissant des informations opportunes et précises.

Renforcement des capacités du personnel et gestion des performances, apprentissage et développement :

• Assurer la direction et le soutien de l’ensemble du personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement de l’IMC sur les questions liées à l’approvisionnement.
• Construit et maintient une structure d’équipe adaptée avec une séparation appropriée des tâches grâce à une planification continue et à l’optimisation des ressources humaines au sein du département.
• En collaboration avec le coordinateur de la logistique, il recrute, accompagne, forme, supervise et encadre le personnel qui lui est directement rattaché, notamment en communiquant des attentes claires et en fournissant un retour d’information régulier et opportun.
• Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, promouvoir un esprit d’équipe fort et fournir une supervision et des conseils pour permettre au personnel de s’acquitter avec succès de ses fonctions.

Conformité, audit et contrôles connexes

• Responsable de la conformité des activités d’approvisionnement avec les politiques et procédures de l’IMC, les réglementations applicables aux donateurs et les lois locales.
• Il est responsable de la mise en œuvre des mécanismes de contrôle de la conformité des activités d’approvisionnement.
• Se tenir au courant des politiques et procédures des donateurs en matière d’approvisionnement et veiller à ce qu’elles soient diffusées en temps utile et appliquées de manière cohérente dans l’ensemble du programme national.
• Il procède à l’évaluation des risques ayant une incidence sur les achats et veille à ce que des plans d’action soient mis en place pour atténuer, minimiser ou supprimer l’impact des risques.
• Maintenir des systèmes d’archivage précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables de toutes les transactions et de tous les rapports d’approvisionnement.
• Veiller à la soumission en temps voulu des documents de suivi des achats et des rapports obligatoires à l’équipe de gestion du pays.
• Veiller à ce que les exigences en matière de conformité à l’exportation pour toutes les actions d’approvisionnement soient examinées, appliquées et correctement documentées conformément aux termes et conditions des licences applicables, afin d’éviter toute violation potentielle. Consulter les points focaux du siège pour la conformité des exportations sur les exigences des licences existantes et sur la nécessité d’obtenir une nouvelle licence ou de renouveler les licences nécessaires à la conduite des opérations.

Prévention de la fraude :

• S’engager à prévenir, détecter et signaler les fraudes et à réduire les risques de fraude conformément aux politiques et procédures de l’IMC, aux réglementations des donateurs et aux lois locales.

Système Costpoint :

• Soutient la mise en œuvre d’une solution logicielle pour les achats au niveau national.
• Veiller à ce que les utilisateurs de COSTPOINTS soient formés et utilisent les solutions logicielles de passation de marchés de manière cohérente et précise.
• Veiller à ce que les rapports et tableaux de bord COSTPOINTS relatifs aux achats dans le pays soient disponibles ou accessibles aux parties prenantes.
• Effectuer d’autres tâches en fonction des besoins. Les tâches et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

2. Capacités requises :

Caractéristiques personnelles :

• Parfaite intégrité personnelle.
• Etre titulaire d’une licence en logistique humanitaire, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en transport international, en commerce ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être substituée le cas échéant.
• Expérience de plus de 5 ans dans le domaine de la logistique humanitaire.
• Engagement et compétences avérées pour renforcer les capacités du personnel national dans les domaines de la gestion, de la supervision et du suivi de la logistique.
• Solides compétences en matière d’organisation et de résolution des problèmes avec une approche analytique.
• Solides compétences en matière de relations interpersonnelles, de gestion et de leadership. Expérience de la gestion à distance.
• Aptitude à créer et à maintenir un esprit d’équipe efficace, à travailler de manière participative avec le personnel sous supervision et d’autres parties prenantes afin d’évaluer les besoins, de mettre en œuvre et de contrôler les activités.
• Capacité à s’intégrer et à bien travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.
• Utilisation avancée de MS Pack. Capacité à renforcer les capacités du personnel en matière de conception et d’utilisation de formulaires Excel.
• Français/anglais (capacité à lire, analyser et interpréter des contrats commerciaux, des procédures techniques ou des réglementations gouvernementales. Capacité à rédiger des rapports).
• Une connaissance et une compréhension préalables des règles et règlements des donateurs applicables à la logistique et à l’approvisionnement (PRM/CDC/BHA, HCR, ECHO, PAM, etc.) sont souhaitées.
• Capacité à définir des problèmes, à collecter des données, à établir des faits et à tirer des conclusions valables.
• Capacité à interpréter une grande variété d’instructions techniques (y compris dans le domaine médical) et à faire preuve d’ingéniosité, de flexibilité et de créativité, ce qui est essentiel pour travailler dans le cadre d’un large éventail d’activités de programmes.

3. Autres:

• Sécurité :

– Veiller au respect des protocoles et des politiques de sécurité;

– Prendre en compte les implications en matière de sécurité de toutes les activités du programme, en examinant toutes les nouvelles initiatives avec les autres membres du personnel, les dirigeants et les bénévoles de la communauté.

• Conformité et éthique :

– Promouvoir et encourager une culture de la conformité et de l’éthique au sein d’International Medical Corps. Dans la mesure où cela s’applique au poste, le candidat doit bien comprendre les normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs, et s’y conformer.

– Effectue son travail avec le plus haut niveau d’intégrité.

– Communiquer ces normes au personnel, le cas échéant, et aux partenaires et exiger d’eux qu’ils adhèrent à ces valeurs.

• Prévention de l’exploitation et des abus sexuels :

Promouvoir activement les normes PSEA (prévention de l’exploitation et des abus sexuels) au sein d’International Medical Corps et parmi les bénéficiaires desservis par International Medical Corps.

• Code de conduite:

Dans le cadre de ce poste, la personne doit promouvoir et encourager une culture de conformité et d’éthique dans l’ensemble de l’organisation et maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs, et adhérer à ces normes.

S’il s’agit d’un poste de supervision, l’individu doit donner l’exemple d’un comportement éthique par sa propre conduite et la supervision du travail des autres ; s’assurer que les personnes qui lui sont rattachées ont les connaissances et les ressources suffisantes pour suivre les normes décrites dans le code de conduite et d’éthique ; contrôler la conformité des personnes qu’il supervise ; appliquer le code de conduite et d’éthique et les politiques d’International Medical Corps, y compris la politique de sauvegarde et la politique de protection contre le harcèlement, l’intimidation et l’inconduite sexuelle sur le lieu de travail, de manière cohérente et équitable ; soutenir les employés qui, de bonne foi, soulèvent des questions ou des inquiétudes.

• Sauvegarde :

L’ensemble du personnel a la responsabilité et l’obligation partagées de sauvegarder et de protéger les populations avec lesquelles il travaille, y compris les adultes qui peuvent être particulièrement vulnérables et les enfants. Cela inclut la protection contre les comportements suivants de la part de notre personnel ou de nos partenaires : exploitation et abus sexuels ; exploitation, négligence ou abus d’enfants, d’adultes à risque ou de personnes LGBTI ; et toute forme de trafic d’êtres humains. Le personnel est également chargé de prévenir les violations de notre code de conduite et d’éthique, qui peuvent impliquer des conflits d’intérêts, de la fraude, de la corruption ou du harcèlement. Si vous voyez, entendez ou êtes informé de toute violation du code de conduite et d’éthique ou de la politique de sauvegarde, vous avez l’obligation de le signaler.

• Equal Opportunities:

International Medical Corps est fier d’offrir l’égalité des chances en matière d’emploi à tous les employés et candidats qualifiés, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’origine nationale ou ethnique, d’âge, de handicap ou de statut d’ancien combattant.

***International Medical Corps ne sollicite aucun frais, ni paiement, ni aucune autre transaction monétaire des candidats à un emploi. Si vous faites l’objet d’une sollicitation financière dans le cadre de ce recrutement, veuillez-vous adresser à International Medical Corps sur le site Web:***www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com.