Procurement Officer (Local Position) Chargée des achats (Position locale)

L’agent des achats sera responsable et responsable de l’exécution des achats et de la supervision technique et du soutien aux activités d’approvisionnement affectées au personnel supervisé conformément aux procédures, règles et règlements d’International Medical Corps, du pays hôte et des donateurs. Reste en contact étroit avec l’équipe logistique du pays pour obtenir des conseils, un soutien technique et des rapports liés à l’approvisionnement. Travaille généralement sous la supervision directe du coordinateur logistique. Portée géographique : Tout le pays. Pour accomplir ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’exercer chacune des fonctions essentielles avec ou sans aménagement raisonnable :

Responsabilités Les responsabilités spécifiques comprennent :

Coordination et représentation :

• Gère les activités d’approvisionnement du pays. Assure la supervision technique, la contribution et la direction du personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement sur les questions d’approvisionnement afin d’assurer un soutien efficace et rapide à la mise en œuvre des projets.

• Prend en charge l’évaluation initiale de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement et la réévaluation continue du contexte opérationnel de la mission dans le pays et la planification optimale des ressources.

• S’assure que les activités d’approvisionnement sont menées conformément aux politiques, procédures, SOP et directives applicables.

• S’engage activement dans la planification, la conception et la budgétisation des projets pour s’assurer que les ressources humaines et matérielles et les systèmes logistiques nécessaires sont pris en compte et adaptés pour soutenir les opérations prévues et la charge de travail prévue.

• Élabore et met en œuvre des stratégies d’approvisionnement conformément à la stratégie du programme/opération du pays et au plan de préparation.

• Améliore la coordination des affaires entre les départements de la logistique, des programmes et des finances pour développer un consensus autour des priorités et la résolution conjointe des problèmes pour améliorer la fourniture de l’assistance aux bénéficiaires.

• Identifie et anticipe les risques liés à l’approvisionnement ayant un impact sur les activités du programme. Élabore et met en œuvre des activités connexes d’atténuation/réduction des risques.

• S’assure, en collaboration avec la direction du pays et le coordinateur logistique, que les exigences en matière d’approvisionnement pour un soutien efficace du projet sont correctement comptabilisées et budgétisées dans toutes les propositions de projet.

• Coordonne de manière proactive avec les chefs de département et développe des solutions d’approvisionnement, fournit aux autres départements des informations et des données d’approvisionnement pertinentes utiles pour améliorer les livrables du projet et sollicite des commentaires pour garantir des actions sur les améliorations identifiées.

• Stimuler l’excellence opérationnelle pour atteindre une efficacité et une rentabilité optimales dans les achats.

• Identifier et partager des idées, des innovations, des meilleures pratiques et demander des améliorations liées aux processus commerciaux d’approvisionnement et aux outils connexes au niveau local et mondial.

• Met en œuvre, analyse et surveille les indicateurs de performance clés pour les aspects d’approvisionnement. • S’assure que les rapports standard sont préparés, analysés et partagés avec les parties prenantes conformément aux exigences et au calendrier standard.

• Représente positivement International Medical Corps auprès des responsables gouvernementaux, des représentants communautaires, du cluster logistique, des forums d’ONG, des partenaires et des fournisseurs de manière positive et professionnelle.

• Contribue à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, grâce à l’application du mandat, de l’éthique et des valeurs d’International Medical Corps, tant à l’interne qu’à l’externe.

• Responsable de la mise en œuvre des réglementations américaines sur la conformité des exportations et de la politique antiterroriste et de filtrage des parties interdites, dans le cadre des activités d’approvisionnement de la mission du pays.

• S’assure que les activités d’approvisionnement minimisent l’impact négatif sur l’environnement.

Achats et chaîne d’approvisionnement

• Responsable de l’acquisition opportune et transparente d’équipements, de fournitures et de services, pour le soutien et la mise en œuvre du programme, grâce à une direction efficace de la section des achats, tout en garantissant la conformité avec les procédures et réglementations d’IMC, du gouvernement hôte et des donateurs.

• Garantit également le respect d’une concurrence ouverte, transparente, éthique et libre pour les achats.

• Cartographie et analyse la chaîne d’approvisionnement d’International Medical Corps pour les opérations dans les pays. • S’assure que des études de marché sont effectuées régulièrement, pour éclairer la stratégie d’approvisionnement grâce à la compréhension du marché (y compris la disponibilité et les coûts des articles, l’identification des fournisseurs éligibles, etc.) • S’assure que les fournisseurs sont enregistrés, évalués et préqualifiés (au besoin).

• S’assure que les accords de niveau de service (SLA) pour l’achat et la livraison de fournitures/équipements/services sont convenus avec les départements pris en charge, surveillés, périodiquement révisés et mis à jour.

• S’assure que les délais de planification des achats tiennent compte des SLA convenus.

• En collaboration avec les chefs de projet/détenteurs de budget, responsable de soutenir le développement du processus du plan d’approvisionnement du projet et le lancement des activités d’approvisionnement pour améliorer la mise en œuvre du plan de travail en temps opportun du projet grâce à une participation active aux réunions opérationnelles et de pipelines.

• Aider le coordinateur logistique à s’assurer que les plans d’approvisionnement sont partagés, consolidés et intégrés dans la stratégie nationale d’approvisionnement menant à la mise en œuvre de contrats stratégiques sur les marchés appropriés.

• Assure la bonne mise en œuvre de l’utilisation du catalogue d’articles dans les activités d’approvisionnement, y compris le lancement de l’ajout de tout nouvel article, le cas échéant.

S’assure que les accords d’achat généraux (BPA) sont mis en œuvre et surveillés pour les produits/services/équipements essentiels et fréquemment achetés.

• Favorise des pratiques commerciales et de négociation avancées, des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.

• Agir en tant qu’agent d’approvisionnement pour les actions d’approvisionnement complexes, stratégiques, à haut risque et de grande valeur.

• Examiner les documents d’approvisionnement avant de les soumettre à l’approbation du CD.

• Responsable de s’assurer que les commentaires réguliers sur les progrès des activités d’approvisionnement sont disponibles pour toutes les parties prenantes grâce à la fourniture de suivis d’approvisionnement précis et de mises à jour des plans d’approvisionnement

. • Assure un contrôle documenté de la quantité et de la qualité pour toutes les livraisons.

• S’assure que la performance des fournisseurs est surveillée et documentée pour atténuer le risque d’engagement futur de fournisseurs sous-performants.

• Assure la demande de paiement en temps opportun aux Finances, conformément aux conditions de paiement du contrat.

• Recueille et analyse les indicateurs d’évaluation de la productivité et de la qualité, les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs et ajuste les stratégies d’approvisionnement et de sous-traitance en conséquence pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les activités liées à l’approvisionnement.

Renforcement des capacités du personnel et gestion des performances, apprentissage et développement :

• Fournit un leadership et un soutien à tout le personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement d’IMC sur les questions liées à l’approvisionnement.

• Construire et maintenir une structure d’équipe adaptée à l’objectif avec une séparation appropriée des tâches grâce à une planification et une optimisation continues des ressources humaines au sein du département.

• En collaboration avec le coordinateur de la logistique, introniser, encadrer, former, superviser et encadrer le personnel subordonné, y compris communiquer des attentes claires, fournir des commentaires réguliers et opportuns

• Maintient des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de s’acquitter avec succès de leurs rôles. Conformité, Audit et contrôles associés

• Responsable de la conformité des activités d’approvisionnement avec les politiques et procédures d’IMC et les réglementations applicables des donateurs et les lois locales.

• Responsable de la mise en œuvre des mécanismes de contrôle sur la conformité des activités d’approvisionnement.

• Reste à jour des politiques et procédures des donateurs liées à l’approvisionnement et est responsable de la diffusion en temps opportun et de l’application cohérente dans tout le programme de pays.

• Effectue une évaluation et une évaluation des risques ayant une incidence sur l’approvisionnement et s’assure que des plans d’action sont en place pour atténuer, minimiser ou supprimer l’impact des risques.

• Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables de toutes les transactions et rapports d’approvisionnement.

• Assure la soumission en temps opportun des suivis d’approvisionnement obligatoires et des rapports à l’équipe de gestion du pays

• S’assure que les exigences de conformité à l’exportation pour toutes les actions d’approvisionnement sont examinées, appliquées et correctement documentées conformément aux termes et conditions de licence applicables, afin d’éviter toute violation potentielle. Consulte les points focaux du siège pour la conformité à l’exportation sur les exigences de licences existantes et le besoin de toute nouvelle licence ou de renouvellement de licences nécessaires pour mener des opérations.

Prévention de la fraude

• Engagé dans la prévention, la détection, le signalement et la réduction des risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux réglementations des donateurs et aux lois locales. Gestion de la logistique et système d’information (LMIS)

• Prend en charge la mise en œuvre d’une solution logicielle pour la passation des marchés au niveau national. • S’assure que les utilisateurs du SIGL sont formés et utilisent les solutions logicielles d’approvisionnement de manière cohérente et précise.

• S’assure que les rapports/tableaux de bord d’approvisionnement du SIGL liés au pays sont disponibles ou accessibles aux parties prenantes. Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

Profil requis:

Etre titulaire d’un diplome de licence en logistique et transport et ou en logistique humanitaire, gestion de la chaîne d’approvisionnement, transport international, commerce ou gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinentes peut remplacer, le cas échéant.

• 3 ans et plus d’expérience pertinente dans le domaine de la logistique humanitaire. • Engagement et compétences démontrées pour renforcer les capacités du personnel national dans les domaines de la gestion logistique, de la supervision et du suivi.

• Solides compétences organisationnelles et de résolution de problèmes avec une approche analytique.

• Solides compétences interpersonnelles, de gestion et de leadership. Expérience en gestion à distance

. • Capacité à créer et à maintenir un esprit d’équipe efficace, à travailler de manière participative avec le personnel sous supervision et d’autres parties prenantes pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.

• Capacité à s’intégrer et à bien travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.

• Utilisation avancée du pack MS. Capable de renforcer les capacités du personnel en matière de conception et d’utilisation de formulaires Excel.

• Français/Anglais (Capacité à lire, analyser et interpréter des contrats commerciaux, des procédures techniques ou des réglementations gouvernementales. Capacité à rédiger des rapports).

• Une connaissance et une compréhension préalables des règles et réglementations des donateurs applicables à la logistique et à l’approvisionnement (PRM/CDC/BHA, UNHCR, ECHO, PAM, etc.) sont souhaitées.

• Capacité à définir des problèmes, à collecter des données, à établir des faits et à tirer des conclusions valables

• Capacité d’interpréter une grande variété d’instructions techniques (y compris dans le domaine médical) et posséder l’ingéniosité, la flexibilité et la créativité essentielles pour travailler avec un large éventail d’activités de programmes.

Code de conduite En fonction du poste, le candidat doit promouvoir et encourager une culture de conformité et d’éthique dans toute l’organisation et maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des bailleurs et se conformer à ces normes. S’il s’agit d’un poste de supervision, il faut donner l’exemple d’un comportement éthique par sa propre conduite et la surveillance du travail des autres ; s’assurer que ceux qui relèvent de vous ont suffisamment de connaissances et de ressources pour suivre les normes décrites dans le Code de conduite et d’éthique ; surveiller la conformité des personnes que vous supervisez ; appliquer le code de conduite et d’éthique et les politiques d’International Medical Corps, y compris la politique de sauvegarde et la politique de protection contre le harcèlement, l’intimidation et l’inconduite sexuelle sur le lieu de travail, de manière cohérente et équitable ; soutenir les employés qui, de bonne foi, soulèvent des questions ou des préoccupations.

Safeguarding Il est de la responsabilité et de l’obligation partagées de tout le personnel de sauvegarder et de protéger les populations avec lesquelles nous travaillons, y compris les adultes qui peuvent être particulièrement vulnérables et les enfants. Cela inclut la protection contre les comportements suivants de la part de notre personnel ou de nos partenaires : exploitation et abus sexuels ; l’exploitation, la négligence ou la maltraitance d’enfants, d’adultes à risque ou de personnes LGBTI ; et toute forme de traite des personnes. Le personnel est également responsable de la prévention des violations de notre Code de conduite et d’éthique, qui peuvent impliquer des conflits d’intérêts, la fraude, la corruption ou le harcèlement. Si vous voyez, entendez ou êtes informé de toute violation du Code de conduite et d’éthique ou de la Politique de protection, vous avez l’obligation de le signaler.

Equal Opportunities International Medical Corps est fier d’offrir des opportunités d’emploi égales à tous les employés et candidats qualifiés sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’origine nationale ou ethnique, d’âge, de handicap ou de statut d’ancien combattant.

International Medical Corps ne sollicite aucun frais, ni paiement, ni aucune autre transaction monétaire des candidats à un emploi. Si vous faites l’objet d’une sollicitation financière dans le cadre de ce recrutement, veuillez-vous adresser à International Medical Corps sur le site Web:www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com.